Pec: la guida pratica per i professionisti

di Marina Crisafi - Una guida completa e un decalogo sull'uso della posta elettronica certificata. A metterli a punto è il Consiglio Nazionale dei commercialisti, con un documento (qui sotto allegato) che descrive le buone pratiche per un utilizzo corretto della pec e un'analisi dei comportamenti che potrebbero vanificarne la validità.

Sebbene infatti vi sia "un utilizzo sicuramente generalizzato ed abituale di strumenti tecnologici come la pec – nei fatti, evidenzia la Commissione tecnologie informatiche negli studi e negli ordini del CNDCEC, ciò non corrisponde ad - una consapevolezza altrettanto generalizzata dei meccanismi corretti di utilizzo e delle conseguenti implicazioni giuridiche, soprattutto nel caso di realtà professionali meno organizzate".

Da qui la redazione di una vera e propria guida pratica, pensata specificamente per i professionisti che già ne fanno uso, ma al contempo recante le informazioni di base rivolte ai soggetti meno esperti.

Il vademecum

In concreto, il vademecum mira esplicitamente ad evidenziare quali sono le prassi di utilizzo della pec considerate corrette e valide giuridicamente, con il fine di limitare l'incidenza delle prassi errate che rendono inefficaci, invalide o addirittura nulle le trasmissioni dei documenti e che spesso svelano la loro reale portata giuridica solo nel momento patologico del giudizio.

Nello specifico, la guida parte dalla definizione di pec, chiarendo quali sono i soggetti obbligati al possesso della stessa, proseguendo poi con l'analisi delle c.d. pec multiple, del funzionamento (con schemi a corredo), della validità ed efficacia delle pec e delle modalità di conservazione delle ricevute, per concludere con un focus sulla notifica delle cartelle esattoriali e delle prospettive legislative (de jure condendo). Viene analizzato in particolare, il regolamento eIDAS che, oltre ad intervenire in materia di firme elettroniche, ha determinato la nascita di servizi di identificazione elettronica, noti in inglese con il termine Registered Electronic Delivery (Red) che si affiancano alla pec e che nel prossimo futuro si dovranno coordinare con la stessa. Vengono evidenziate, quindi, le discrasie normative esistenti e che dovranno essere corrette a breve termine per far sì che il sistema di pec italiano possa garantire l'operatività ed il valore probatorio di elevato livello che viene richiesto dalla novellata normativa europea.

Il decalogo

Chiude il lavoro dei commercialisti il decalogo delle regole da seguire per un uso consapevole della pec.

Le 10 semplici regole da tenere a mente sono le seguenti:

1) accertarsi che la configurazione della ricevuta di avvenuta consegna preveda quella "completa";

2) ricordarsi che l'esito positivo o negativo dell'invio viene comunicato al mittente entro 24 ore;

3) verificare sempre che la propria casella di pec sia capiente;

4) non eccedere i limiti dimensionali del messaggio e degli allegati (pari abitualmente a 30 mega complessivi);

5) non è consentito indicare al registro delle imprese indirizzi pec diversi da quello specifico, univocamente riferito alla società iscritta (ad esempio, non si può comunicare un proprio indirizzo in qualità di professionista di fiducia come domicilio digitale di un'impresa; ecc.);

6) sottoscrivere sempre con firma digitale ogni istanza o dichiarazione presentata via pec alla pubblica amministrazione (anche gli allegati, in generale, necessitano di firma digitale giacchè la pec è esclusivamente una modalità di invio e non ha valore di sottoscrizione dei documenti);

7) allegare in giudizio, per dimostrare l'invio o il ricevimento di un documento via pec: la stampa dell'atto notificato in formato pdf con firma digitale; le ricevute di accettazione e consegna completa della pec; il certificato di firma digitale del notificante e quello del gestore di pec;

8) adottare sistemi di conservazione idonei per pec e relativi allegati, evitando la semplice archiviazione su pec e/o la stampa delle ricevute. Nello specifico: - per le pec inviate, conservare la ricevuta di consegna completa, formata dal file "postacert.eml" che contiene il messaggio originale e il file "daticert.xml" che riproduce tutte le informazioni sull'invio; per le pec ricevute, conservare la busta di trasporto con i file "postacert.eml" e "daticert.xml";

9) ricordare che la conservazione a norma è necessaria per le pec con allegati (sottoscritti con firma digitale); solo in tal modo si potrà mantenere il valore legale di scrittura privata anche degli allegati;

10) comunicare con tempestività qualsiasi eventuale variazione di indirizzo pec all'ordine di appartenenza, giacchè la p.a. (comprese amministrazione finanziaria e autorità giudiziaria) eseguono le proprie notifiche all'indirizzo Ini-pec del professionista.