Certificazione e decertificazione nei rapporti tra P.A. e cittadino

Avv. Aldo Maturo - La Direttiva n. 14/2011 della Presidenza del Consiglio, datata 22.12.2011, l'ha definita completa "decertificazione" nei rapporti tra P.A. e privati. Con il succedersi di leggi volte allo snellimento e semplificazione dei rapporti tra lo Stato e il cittadino (L. 241/90, T.U. 445/2000 e art.15 della L.12.11.2011 n.183), dal 1° gennaio 2012 la Pubblica Amministrazione non può richiedere atti o certificati contenenti informazioni già in possesso di altre P.A. e se lo fa scatta la violazione dei doveri di ufficio. Invero quella procedente ha l'obbligo dell'acquisizione diretta dei dati presso le altre amministrazioni certificanti. I cittadini, quindi, possono produrre solo dichiarazioni sostitutive di certificazione o dell'atto di notorietà.

Resta la possibilità di richiedere alla P.A. il rilascio di certificati attestanti stati, qualità personali e fatti ma tali certificati sono validi ed utilizzabili solo nei rapporti tra privati. Nei rapporti con gli organi della Pubblica amministrazione e i gestori di pubblici servizi, i certificati sono sempre sostituiti dalle dichiarazioni sostitutive di certificazione o dall'atto di notorietà.

Sui certificati deve essere apposta, a pena di nullità, la dicitura: "il presente certificato non può essere prodotto agli organi della Pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi".

Soggetti interessati

Le norme si applicano ai cittadini italiani e alle P.A., persone giuridiche, società, enti, associazioni e Comitati aventi sede legale in Italia o in Paesi dell'Unione Europea. Per i cittadini non appartenenti all'Unione, il T.U. si applica se sono regolarmente soggiornanti in Italia.

Le definizioni del T.U. 445/2000

- Documento amministrativo : è qualunque atto della P.A., comunque rappresentato, utilizzato per l'attività amministrativa.

- Documento di riconoscimento : è ogni documento munito di fotografia del titolare e rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, da una P.A. italiana o di altro Paese, che consente l'identificazione personale del titolare.

- Documento di identità : è la carta di identità o altro documento compilato come sopra. Nei documento di identità non è necessaria l'indicazione dello stato civile (celibe, coniugato, divorziato, vedovo). La carta di identità può essere rinnovata sei mesi prima della scadenza. Per i maggiorenni ha la durata di 10 anni e per i minorenni di 3 anni. La data di scadenza coincide con il giorno del compleanno.

Sono equipollenti alla carta d'identità il passaporto, la patente di guida, la patente nautica, il libretto di pensione, il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici, il porto d'armi, le tessere di riconoscimento, purché munite di fotografia e di timbro o di altra segnatura equivalente, rilasciate da un'amministrazione dello Stato.

- Certificato: è il documento rilasciato da una P.A. avente funzione di ricognizione, riproduzione, partecipazione a terzi di stati, qualità personali, fatti contenuti in albi, elenchi, registri pubblici o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni pubbliche. Quelli rilasciati da uno stesso Ufficio per stati, qualità e fatti relativi alla stessa persona devono essere contenuti in un unico documento.

Validità dei certificati

I certificati rilasciati dalle P.A. attestanti stati, qualità personali e fatti non soggetti a modificazioni, hanno validità illimitata. Gli altri certificati hanno una validità di sei mesi dal rilascio.

Certificati scaduti

I certificati anagrafici e gli estratti di stato civile possono essere accettati dalle P.A. anche oltre i termini di scadenza qualora l'interessato dichiari in fondo al documento che le informazioni contenute non hanno subìto variazioni dalla data del rilascio.

Impedimento alla sottoscrizione

La dichiarazione di chi non sa o non può firmare è raccolta da un pubblico ufficiale previo accertamento dell'identità del dichiarante ed attestazione che la dichiarazione è stata resa dall'interessato in presenza di un impedimento a sottoscrivere.

Impedimento per motivi di salute

Ove l'interessato sia impedito per motivi di salute, la dichiarazione può essere resa dal coniuge o dai figli o, in mancanza, da un parente in linea retta o collaterale fino al terzo grado, previo accertamento dell'identità del dichiarante ed indicando espressamente l'esistenza dell'impedimento.

Dichiarazione sostitutiva di certificazione

L'interessato, al posto dei certificati rilasciati dalla P.A., può rilasciare dichiarazioni sostitutive e sottoscritte, anche allegate a un'istanza, relative a:

1) data e luogo di nascita, residenza, cittadinanza, godimento dei diritti civili e politici, stato di famiglia, stato di celibe, coniugato, vedovo, convivenza a carico;

2) stato di famiglia, esistenza in vita, nascita del figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente;

3) titolo di studio, esami sostenuti, iscrizione ad Albi ed elenchi della P.A., appartenenza ad Ordini professionali;

4) Qualifica professionale, specializzazione, abilitazione, formazione ed aggiornamento;

5) Reddito economico posseduto, anche al fine di fruire di benefici previsti da leggi e regolamenti;

6) Numero del codice fiscale e partita iva;

7) Stato di disoccupato, pensionato studente, legale rappresentante di persone fisiche e giuridiche, tutore, curatore e simili;

8) Non aver riportato condanne penali o di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;

9) Per i minori e per quelli sottoposti a tutela, le dichiarazioni sono sottoscritte dal genitore o dal tutore.

Dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà

È il documento, esente da bollo, sottoscritto dall'interessato, concernente stati, qualità personali e fatti che siano a diretta conoscenza del dichiarante. La dichiarazione è resa in presenza del dipendente addetto a riceverla. Può essere sottoscritta e presentata unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore. La dichiarazione resa nell'interesse del dichiarante può riguardare anche stati, fatti e qualità personali relativi ad altri soggetti e di cui abbia conoscenza. Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono. La P.A. predispone i modelli – che l'interessato può utilizzare - inserendo il richiamo alle sanzioni penali in caso di dichiarazioni mendaci. Le dichiarazioni sono considerate come fatte a un pubblico ufficiale.

Esclusione

Non possono essere oggetto di autocertificazione i certificati medici, veterinari, i certificati di origine, di marchi, brevetti o di conformità a norme CE.

Controlli

Le Amministrazioni devono effettuare idonei controlli, anche a campione, sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive a norma dell'articolo 71 del decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 2000 e hanno l'obbligo di rispondere entro trenta giorni alle richieste di controllo da parte di altre P.A. o di privati che abbiano accettato l'autocertificazione. La mancata risposta costituisce violazione dei doveri di ufficio.