Avvocati: l'obbligo dell'informativa ai clienti

di Valeria Zeppilli – La privacy è sempre stata un aspetto centrale nella gestione di uno studio legale; oggi, con l'entrata in vigore del Gdpr, la sua tutela è divenuta di primo piano e assolutamente da non sottovalutare.

Informativa

Gli avvocati devono quindi prestare attenzione a dare ai propri clienti un'informativa adeguata, permettendo loro di comprendere come e perché i dati personali saranno utilizzati nell'esercizio dell'incarico conferito. Lo stesso va fatto nei confronti di eventuali collaboratori e dipendenti.

Per adeguarsi ai dettami del Regolamento UE è necessario che l'informativa sia concisa, data con linguaggio semplice e chiaro, trasparente, intellegibile e facilmente accessibile. In altre parole, si deve essere consapevoli che non si sta parlando con un collega e, quindi, occorre evitare tecnicismi e mettere in primo piano l'effettiva comprensione da parte dell'interlocutore di quanto gli si sta comunicando, in maniera tale da renderlo in grado di controllare l'effettiva gestione dei propri dati personali.

Cosa indicare nell'informativa

Nell'informativa vanno indicati i dati identificativi del titolare del trattamento, le finalità per cui i dati personali sono raccolti e utilizzati, i destinatari o le categorie di destinatari e l'eventuale flusso transfrontaliero dei dati.

Devono poi essere specificati il legittimo interesse che eventualmente è richiesto per il trattamento e la base giuridica su cui quest'ultimo si fonda, i tempi di conservazione dei dati o i criteri ai quali si fa ricorso per determinarli, l'eventuale esistenza di un processo decisionale automatizzato all'interno del trattamento (si pensi, ad esempio, alla profilazione).

L'interessato va infine informato di tutti i suoi diritti, compresa la possibilità di accedere alle informazioni che lo riguardano, della possibilità di revocare il consenso e ricorrere al Garante privacy e dell'obbligo di fornire i dati (con le conseguenze dell'eventuale rifiuto) nel caso in cui la fornitura dei dati derivi da un obbligo legale o contrattuale.

Forma dell'informativa

L'informativa, comprensiva di tutti tali elementi, non è sottoposta a particolari requisiti di forma e quindi può essere resa anche oralmente. È chiaro, però, che la dimostrazione di averla rilasciata (il cui onere grava sul titolare del trattamento) è molto più agevole se la stessa è stata data per iscritto.

Il consenso

Ricevuta l'informativa, l'interessato deve prestare il proprio consenso, che deve essere libero e incondizionato, oltre che revocabile in qualsiasi momento.

In alcuni casi, tuttavia, è possibile prescindere dal consenso, che non è dovuto se il trattamento è necessario per eseguire un contratto, salvaguardare interessi vitali, eseguire compiti di interesse pubblico, adempiere un obbligo legale o perseguire un legittimo interesse del titolare.

Sta a quest'ultimo soggetto comprendere quando è possibile agire prescindendo dal consenso dell'interessato.