Avvocati: nuove regole deontologiche per la privacy

di Valeria Zeppilli - Il decreto legislativo numero 101/2018, di adeguamento al GDPR, ha dato mandato al Garante per la protezione dei dati personali di verificare la conformità dei Codici di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici, statistici, scientifici e investigazioni difensive al regolamento europeo sulla privacy.

Le nuove regole deontologiche in materia di privacy (qui sotto allegate) sono quindi pronte per essere pubblicate in Gazzetta Ufficiale.

Indice:

• A chi si applicano le nuove regole deontologiche
• Attività interessate
• Attenzione alle istruzioni
• Informativa unica
• Conservazione e cancellazione dei dati
• Comunicazione e diffusione dei dati
• Accertamenti

A chi si applicano le nuove regole deontologiche

Nel dettaglio, tali regole interessano:

- gli avvocati o i praticanti che esercitano l'attività in forma individuale, associata o societaria e che svolgono un'attività in sede giurisdizionale o di consulenza o di assistenza stragiudiziale, anche avvalendosi di collaboratori, dipendenti o ausiliari,

- gli avvocati stranieri esercenti legalmente la professione in Italia,

- i soggetti che svolgono attività di investigazione privata in conformità alla legge e in forza di uno specifico incarico anche da parte di un difensore.

Attività interessate

Le attività interessate dalle nuove regole sono le investigazioni difensive o fatte per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria e che comportano un trattamento di dati personali, sia durante il procedimento, sia prima dello stesso, sia dopo la sua definizione.

Attenzione alle istruzioni

Particolarmente importanti sono le istruzioni da fornire ai soggetti autorizzati al trattamento dei dati. Con queste, infatti, occorre fornire delle indicazioni precise circa le modalità da osservare nello svolgimento del proprio compito.

Bisogna poi prestare una specifica attenzione all'adozione di tutte le cautele necessarie a prevenire l'ingiustificata raccolta, utilizzazione o conoscenza in una serie di ipotesi, elencate dall'articolo 2 comma 4 delle regole deontologiche, quali ad esempio lo scambio di corrispondenza, specie per via telematica, l'esercizio contiguo di attività autonome all'interno di uno studio, l'utilizzo di dati di cui è dubbio l'impiego lecito, anche per effetto del ricorso a tecniche invasive, o la conservazione di atti relativi ad affari definiti.

Informativa unica

È prevista, per l'avvocato, la possibilità di fornire l'informativa sul trattamento dei dati personali unitamente alle notizie che deve indicare ai sensi della disciplina sulle indagini difensive.

A tal fine si può provvedere all'affissione di appositi documenti nei locali del proprio studio ed, eventualmente, alla pubblicazione sul proprio sito internet, anche ricorrendo a formule sintetiche e colloquiali.

Conservazione e cancellazione dei dati

Per quanto riguarda la conservazione e la cancellazione dei dati, le nuove regole deontologiche prevedono che alla definizione di un grado di giudizio o alla cessazione dello svolgimento di un incarico non consegue la dismissione automatica dei dati, che possono essere conservati se ciò risulta necessario in relazione ad altre ipotizzabili esigenze difensive. Se la conservazione è richiesta per adempiere a un obbligo normativo, la custodia si estende ai soli dati personali effettivamente necessari per adempiere.

Altro aspetto degno di nota della norma che si occupa della conservazione e della cancellazione dei dati è quello in forza del quale la sospensione o la cessazione dell'esercizio della professione non comporta necessariamente la cessazione della titolarità del trattamento.

Comunicazione e diffusione dei dati

In materia di comunicazione e diffusione dei dati, invece, le regole deontologiche ammettono il rilascio di informazioni non coperte da segreto nei rapporti con i terzi o con la stampa qualora ciò si renda necessario per la tutela dell'assistito e anche qualora ciò non sia stato concordato con l'assistito stesso.

Vanno in ogni caso rispettati sempre i principi di liceità, trasparenza, correttezza e minimizzazione dei dati di cui al GDPR, i diritti e la dignità dell'interessato e di terzi e gli eventuali divieti di legge e del codice deontologico forense.

Accertamenti

Infine, va segnalato che in materia di accertamenti ispettivi, viene riconosciuto all'avvocato il diritto a che agli stessi assista il presidente del competente Consiglio dell'ordine forense o un consigliere da questo delegato.