Condominio: addio ai "vecchi" cestini

L'amministratore del condominio, per tutelare la privacy dei condomini e dei terzi, deve saper scegliere anche il giusto distruggi documenti non potendo affidarsi al tradizionale "cestino"

di Annamaria Villafrate - Addio ai "vecchi" cestini. L'amministratore di condominio, nominato titolare del trattamento dei dati dei propri condomini, non deve solo raccogliere e conservare i dati nel rispetto della normativa privacy. Egli deve prestare attenzione anche alla fase della distruzione. A tal fine deve munirsi di un distruggi documenti adeguato, per capienza, livelli di sicurezza e tipologia di taglio.

Indice:

I dati "trattabili" dall'amministratore
Anche la distruzione del dato è "trattamento"
Come scegliere il giusto distruggi documenti

I dati "trattabili" dall'amministratore

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Prima di chiarire il concetto di "trattamento" dei dati, è necessario precisare che l'amministratore di condominio (previa nomina e conferimento formale dell'incarico tramite contratto), nella veste di responsabile del trattamento può trattare tutti i dati dei singoli condomini, raccolti ed utilizzati ai fini dell'art. 1117 codice civile e seguenti, facendo attenzione a conciliare tutela della privacy e trasparenza.

Anche la distruzione del dato è "trattamento"

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Chiarito che l'amministratore può trattare tutti i dati dei condomini che hanno a che fare con la gestione del condominio, cerchiamo di capire che cosa si intende esattamente per "trattamento". Per comprenderlo basta leggere l'art. 4 del GDPR – Regolamento UE 2016 679 da cui emerge che rientra nella nozione di "trattamento" "qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l'ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l'adattamento o la modifica, l'estrazione, la consultazione, l'uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l'interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione."

Insomma, anche la distruzione è un'operazione di trattamento che, come tale, deve rispettare certe regole. Del resto al punto 83) del preambolo al regolamento europeo 679/2018 si precisa che "Nella valutazione del rischio per la sicurezza dei dati è opportuno tenere in considerazione i rischi presentati dal trattamento dei dati personali, come la distruzione accidentale o illegale, la perdita, la modifica, la rivelazione o l'accesso non autorizzati a dati personali trasmessi, conservati o comunque elaborati, che potrebbero cagionare in particolare un danno fisico, materiale o immateriale."

Quando si parla di distruzione, naturalmente, ci si riferisce sia al dato elettronico che a quello cartaceo, che al pari del primo, presenta tutta una serie di problematiche, la prima della quali è la scelta del distruggi documenti.

Come scegliere il giusto distruggi documenti

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Chiaro quindi che anche la distruzione dei dati deve seguire dei principi ben precisi. Detto questo l'amministratore come fa a scegliere l'apparecchio più adatto per la distruzione dei documenti cartacei?

Egli dovrà necessariamente tenere conto dei seguenti parametri:

tipologia e frequenza di utilizzo quotidiano, ovvero quanti soggetti lo utilizzeranno e quante volte al giorno,
livello di sicurezza garantito dall'apparecchio, dopo aver valutato il grado di riservatezza dei documenti e quindi dei dati da distruggere
la tipologia di taglio della carta.

Livelli di sicurezza

A tal fine l'amministratore di condominio deve sapere che i livelli di sicurezza vanno da 1 a 6:

per documenti con esigenze limitate di riservatezza;
per documenti interni da rendere illeggibili;
per documenti confidenziali che richiedono una riservatezza media;
per documenti con esigenze moderate contenenti dati sensibili di persone o aziende;
per documenti che devono essere tenuti segreti;
per documenti con esigente di segretezza elevate.

Tipo di taglio

Per quanto riguarda il taglio invece, esso può essere:

a strisce, indicato per documenti di uso quotidiano;
a frammenti, il cartaceo viene ridotto in piccoli rettangoli. Si presta a documenti che richiedono un grado elevato di riservatezza;
a microframmenti: il documento viene sminuzzato, è impossibile leggerlo, quindi è perfetto per documenti con un grado di riservatezza elevatissimo.

Tipologia e frequenza di utilizzo

Infine, per quanto riguarda la capacità di raccolta della carta, in commercio esistono distruggi documenti di varie dimensioni e capacità, in grado di contenere più di 80 chili di carta distrutta.