Multe: per quanto tempo vanno conservate?

di Lucia Izzo - Conservare i documenti importanti non è certo obbligatorio, ma rappresenta una pratica virtuosa sotto molti punti di vista. Nonostante la smaterializzazione che negli anni si sta diffondendo a macchia d'olio, molti di noi rimangono legati alle carte, alle ricevute, all'accumulo che spesso porta ingenuamente a far spazio pensando che certi documenti non servano più, perché ormai quelle spese sono state pagate ad esempio. Tuttavia, aver pagato correttamente e nei termini multe o bollette, non mette al riparo dal rischio di vedersi richiedere nuovamente l'importo, magari per errore nella registrazione del pagamento.

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Al debitore non resta a quel punto che esibire qualcosa, ad esempio una ricevuta, che dimostri l'avvenuto versamento degli oneri. Solo dopo un certo periodo di tempo si è effettivamente al sicuro, pur non avendo nulla da mostrare, in quanto interviene la prescrizione che estingue di fatto la pretesa.

Dunque, il consiglio è quello di conversare prudentemente i documenti fino al decorso di tale termine fissato da legge, che non è univoco per ogni tipologia di credito.

Per approfondimenti Documenti: per quanto tempo vanno conservati?

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Tra i documenti che è consigliabile tenere da parte rientrano indubbiamente quelli che dimostrano di aver pagato le multe per violazioni del Codice della Strada. Infatti, qualora l'amministrazione dovesse ritenere che il pagamento non sia avvenuto, sarà onere dell'interessato provare di aver ampiamente soddisfatto la pretesa, tramite un mezzo certo, pertanto una prova documentale.

Spesso capita che il pagamento della multa avvenga online, oppure tramite bonifico bancario o postale, utilizzando insomma strumenti di pagamento tracciabili. In tal caso, anche in assenza di una ricevuta cartacea, sarà facile risalire a una prova certa del pagamento tramite gli estratti di conto corrente che l'intermediario è tenuto a fornire su richiesta, oppure accedendo alla propria area riservata dove tali ricevute sono conservate.

Qualora il pagamento, invece, sia avvenuto allo sportello (magari presso l'Ufficio Postale o presso gli Uffici di Polizia) oppure presso le tabaccherie/ricevitorie convenzionate, è necessario trattenere la ricevuta cartacea quale prova dell'avvenuto pagamento.

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Qualora la multa si sia prescritta, invece, il debitore potrà eccepirla e non sarà tenuto al versamento. Nel caso delle multe stradali, il termine è di cinque anni e decorre dal giorno in cui è stata commessa la violazione. Lo precisa il Codice della Strada all'art. 209 richiamando l'art. 28 della legge 24 novembre 1981, n. 689.

Tuttavia, non va dimenticato che potrebbe essere intervenuta una interruzione della prescrizione. In sostanza, se durante i cinque anni dalla violazione intervengono altri atti idonei a interromperla (es. notifica cartelle esattoriali, diffide di pagamento inviate con raccomandata o altre richieste scritte di pagamento) il termine di cinque anni tornerà nuovamente a decorrere, daccapo, da tale atto.

Trascorso tale periodo, dunque, qualora si risultasse destinatari di una nuova richiesta di pagamento o cartella esattoriale relativa alla medesima contravvenzione, anche in assenza di una ricevuta che attesti l'avvenuto pagamento, sarà comunque possibile "salvarsi" deducendo l'intervenuta prescrizione del debito. Se, invece, decorso il termine prescrizionale si sia conservata anche la ricevuta di pagamento, tanto meglio: il debitore avrà, infatti, a disposizione una doppia difesa.