Conciliazioni sul lavoro da remoto

di Annamaria Villafrate - Con la nota n. 192 del 18 maggio 2020 (sotto allegata) l'Ispettorato del Lavoro fornisce le indicazioni necessario allo svolgimento delle procedure conciliative relative alle cause di lavoro da remoto. La nota descrive i vari passaggi e adempimenti e sancisce l'esigenza di limitare quelle di presenza, stante l'emergenza sanitaria Covid19, lasciando aperto uno spiraglio sulla possibilità di continuare ad adottare, ove possibile, queste modalità anche una volta cessata la situazione di allarme.

• Procedure conciliative INL da remoto
• Invito alla conciliazione
• Fasi preliminari del procedimento da remoto
• Svolgimento del procedimento
• Condivisione procedure Presidente Tribunale
• Procedure in presenza limitate

Procedure conciliative INL da remoto

Con la nota n. 192 del 18 maggio 2020 la Direzione Centrale tutela, sicurezza e vigilanza del lavoro informa che, per la necessità di rispettare il distanziamento sociale imposto dall'emergenza sanitaria Covid19, verranno espletate da remoto le seguenti procedure conciliative:

• artt. 11 (conciliazione monocratica) e 12 (diffida accertativa per crediti patrimoniali) del Dlgs n. 124/2004;
• art. 410 c.p.c , tentativo obbligatorio di conciliazione;
• art. 7 della legge n. 604/1966, tentativo di conciliazione in caso di licenziamento del lavoratore per giustificato motivo oggettivo nell'ipotesi descritta dalla norma.

L'INL dispone che dette modalità possono rappresentare, anche cessata l'emergenza, una valida alternativa al tentativo di conciliazione tradizionale, in presenza di elementi in grado di rendere valido ed efficace l'atto. Il procedimento deve garantire l'identificazione dei soggetti che prendono parte alla conciliazione e l'unicità del verbale originale.

Invito alla conciliazione

L'Ispettorato del Lavoro deve invitare alla procedura le parti e chi li assiste via e-mail, indicando:

• la data e le condizioni della riunione, chiedendo ai partecipanti di trasmettere i documenti d'identità;
• l'obbligo dei rappresentanti del datore e del lavoratore di dichiarare il possesso dei loro poteri, allegando le relative procure;
• la durata massima dell'incontro;
• la necessità di un recapito telefonico da contattare in caso di problemi;
• l'esigenza che le parti abbiano a disposizione una stampante e strumenti per la scansione dei documenti.

All'invito deve essere allegata l'informativa privacy, che ciascuno deve compilare e firmare. Le parti devono poi sottoscrivere la dichiarazione di adesione alla procedura telematica, indicando un indirizzo e-mail ordinario da utilizzare per la riunione in remoto.

Fasi preliminari del procedimento da remoto

Ricevuta la risposta di adesione l'Ispettorato invierà alle parti il link per accedere, da Google Chrome a Microsoft teams alla data e ora fissate. Qualora il link non si dovesse attivare, previo tentativo di contatto telefonico, la riunione si conclude con esito negativo per assenza della parte.

Tale esito deve essere documentato da verbale redatto dal funzionario incaricato, che deve poi inviarlo alla parte presente e archiviare la pratica.

Le parti possono rifiutarsi di effettuare il tentativo di conciliazione da remoto, chiedendone la trattazione in presenza, con conseguente riprogrammazione della riunione.

Svolgimento del procedimento

Ricevuto l'invito, se le parti accettano, il funzionario le identifica e le informa che non si può registrare l'incontro, pena l'interruzione della riunione sino alla eliminazione della stessa.

Le parti durante l'incontro possono consultare chi li assiste e una volta concluso, il funzionario legge il verbale di accordo o di mancato accordo e condivide il testo sulla piattaforma.

Procedura definita con accordo

Se l'accordo viene raggiunto, deve essere sottoscritto dalle parti con firma autografa. Per questo come anticipato è necessario che i partecipanti dispongano di una stampante e di uno strumento per la scansione del documento. La parte che firma deve fare la scansione del documento, inviarlo all'altra parte, che lo firma a sua volta, per poi inviarlo all'Ispettorato, dove il funzionario provvede all'autentica delle firme.

Ogni parte deve poi inviare i verbali cartacei sottoscritti in originale per il successivo deposito in Tribunale e per l'acquisizione del fascicolo.

Procedura definita senza accordo

Se le parti non raggiungono l'accordo il funzionario ne da atto a verbale e lo sottoscrive. Nelle procedure collegiali deve riportare a verbale anche l'eventuale proposta conciliativa della Commissione e inviare il documento sottoscritto.

Condivisione procedure Presidente Tribunale

Le modalità descritte vanno condivise anche con il Presidente del Tribunale anche per concordare le modalità di deposito dei verbali presso la cancelleria, preferibilmente a mezzo Pec.

E' utile verificare con il Presidente la possibilità di utilizzare una modalità semplificata che preveda la firma del verbale di accordo solo da parte del funzionario. In questo caso il funzionario, con la funzione "condividi schermo" deve dare atto del fatto che l'accordo è stato approvato e che parti hanno acconsentito alla sola apposizione della sua firma.

Procedure in presenza limitate

Se non è possibile procedere da remoto le procedure conciliative si possono svolgere anche in presenza, preferibilmente limitata alle parti e a chi li assiste, con collegamento della Commissione da remoto tramite Microsoft teams. Questa modalità di svolgimento, per alcuni aspetti ricalca quella da remoto, come meglio specificato nella nota dell'INL descritta e nella precedente nota n. 6419 del 7 aprile 2020.