Indagini su dipendenti e privacy

• Perché fare indagini sui dipendenti
• Come si indaga sui dipendenti
• Come indagare senza commettere violazione della privacy

Perché fare indagini sui dipendenti

Il tema delle indagini sui dipendenti è piuttosto delicato, perché coinvolge direttamente quello del rispetto della privacy. Di contro, sono molti i frangenti in cui un'azienda, per tutelare i propri interessi, ha bisogno di svolgere una serie di verifiche e controlli a carico dei propri dipendenti. Di seguito, vediamo quali sono le normative di riferimento in vigore e qual è la procedura più corretta da seguire per effettuare delle indagini specifiche senza violare la privacy dei lavoratori.

Come spiega Salvatore Piccinni – Managing Director Head of Southern Europe di Inside Intelligence & Security Investigations, esistono svariati motivi che possono spingere un'azienda a disporre indagini di controllo nei confronti di uno o più dipendenti.

Tra questi vi è di certo l'assenteismo, ossia una o più assenze non giustificate (o falsamente giustificate) dal luogo di lavoro; in genere, un comportamento assenteista integra altri tipo di abusi o violazioni che l'azienda potrebbe voler dimostrare, come ad esempio una certificazione medica falsa o l'utilizzo improprio dei permessi, sia quelli sindacali sia quelli erogati in base alle disposizioni della Legge n. 104 del 1992. Anche gli atti di concorrenza sleale o un doppio lavoro non autorizzato possono rappresentare valide motivazioni per commissionare indagini sui dipendenti, così come le verifiche inerenti alla sicurezza dei sistemi informatici e digitali nel caso in cui si sospetti (o si abbia la certezza) di una fuga incontrollata di informazioni riservate e dati sensibili. In linea generale, un'azienda decide di disporre una procedura di indagine a carico di uno o più lavoratori alle proprie dipendenze nel momento in cui la loro condotta risulti contraria agli obblighi del lavoratore (fedeltà e diligenza) o al regolamento interno oppure possa risultare lesiva nei confronti della buona riuscita delle attività aziendali, comportando un danno sia economico che reputazionale.

Come si indaga sui dipendenti

Per effettuare le indagini sui dipendenti è consigliabile rivolgersi ad un'agenzia investigativa specializzata in servizi di questo genere. Il mandato di indagine può essere conferito dal titolare dell'azienda in prima persona oppure dal legale rappresentante: nel momento della stipula del contratto, le parti fissano gli obiettivi dell'indagine.

La prima fase dell'iter investigativo consiste nell'individuazione del target: gli agenti incaricati, a tal proposito, acquisiscono tutta la documentazione disponibile relativa al dipendente da sottoporre ad indagine (curriculum, contratto, referenze esterne, turni di lavoro e quant'altro). In tal modo, è possibile tracciare un profilo personale e professionale dell'individuo indagato, ottenendo i riferimenti per l'implementazione della fase successiva: l'osservazione. Essa può essere statica (passiva) o dinamica (attiva), a seconda che si tratti, rispettivamente, di un appostamento o di un pedinamento. Entrambe le procedure consentono di raccogliere materiale fotografico e video per mezzo del quale gli agenti possono collocare il dipendente entro un determinato contesto spazio temporale: ciò risulta particolarmente utile per confutare certificati medici falsi, abusi di permessi retribuiti, doppio lavoro non autorizzato e altre pratiche di carattere assenteista.

Le indagini possono essere integrate da verifiche di altro tipo, come ad esempio quelle volte a rintracciare una seconda fonte di reddito (quasi sempre riconducibile ad un'attività lavorativa parallela o attività concorrenziali potenzialmente illecite). Dalle informazioni riportate nel curriculum, gli agenti possono approntare anche un altro tipo di verifica: quella relativa ai 'precedenti' lavorativi del dipendente, specie se questi ha cambiato molto spesso impiego. Gli investigatori possono verificare se le interruzioni dei rapporti di lavoro precedenti sono imputabili ad una condotta poco professionale o sleale da parte del dipendente. Quando la procedura investigativa è giunta al termine, perché gli obiettivi sono stati raggiunti o perché non è possibile reperire ulteriori riscontri, gli agenti incaricati stilano una relazione tecnica che illustra il lavoro svolto ed i risultati ottenuti. Il documento può assumere valore probatorio nel caso in cui, sulla base dei riscontri evidenziati dall'indagine, il datore di lavoro procede alla rescissione del contratto e il dipendente fa ricorso avverso tale provvedimento: in un frangente simile, il mandante del licenziamento potrà ottemperare all'onere della prova (previsto dall'articolo 2697 del Codice Civile) anche per mezzo di quanto sottolineato dagli investigatori all'interno della relazione tecnica.

Come indagare senza commettere violazione della privacy

Come già accennato, le indagini sui dipendenti possono scontrarsi con il rispetto della privacy. In generale, è possibile effettuare investigazioni a carico dei dipendenti, purché rispettino le disposizioni dell'articolo 8 dello Statuto dei Lavoratori: "È fatto divieto al datore di lavoro, ai fini dell'assunzione, come nel corso dello svolgimento del rapporto di lavoro, di effettuare indagini, anche a mezzo di terzi, sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonché su fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell'attitudine professionale del lavoratore". In altre parole, è possibile indagare sui dipendenti, purché le indagini non riguardino fatti che non siano strettamente inerenti alla sfera professionale e lavorativa; a tale scopo, lo Statuto limita l'utilizzo di telecamere ed altri dispositivi. L'articolo 4 ("Impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo") stabilisce quanto segue: "gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale e possono essere installati previo accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali".

Tale disposizione vieta quindi l'installazione di un impianto audiovisivo per controllare o indagare i dipendenti. Inoltre, le informazioni raccolte per mezzo dei dispositivi autorizzati "sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro a condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d'uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli".

Per quanto attiene più in generale la privacy dell'individuo, è necessario fare riferimento ad alcuni articoli del Codice Penale che vietano la "violazione, sottrazione e soppressione di corrispondenza" (articolo 616), le intercettazioni, sia in termini di "cognizione, interruzione o impedimento illeciti di comunicazioni o conversazioni telegrafiche o telefoniche" (articolo 617), sia per quanto concerne la "diffusione di riprese e registrazioni fraudolente", disciplinato dall'articolo 617 septies il quale punisce "chiunque, al fine di recare danno all'altrui reputazione o immagine, diffonde con qualsiasi mezzo riprese audio o video, compiute fraudolentemente, di incontri privati o registrazioni, pur esse fraudolente, di conversazioni, anche telefoniche o telematiche, svolte in sua presenza o con la sua partecipazione".

Pertanto, le procedure di indagine da parte degli investigatori, per poter ottenere riscontri validi legalmente, devono rispettare tutte le limitazioni imposte dalle leggi in vigore.