Conservazione documenti informatici, linee guida Agid

• Conservazione documenti informatici, gli obiettivi delle linee guida
• I principi della gestione documentale
• Formazione del documento informatico

Conservazione documenti informatici, gli obiettivi delle linee guida

Arrivano da Agid (Agenzia per l'Italia digitale) le utilissime "Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici" (in allegato). Gli obiettivi, così come specificano le linee guida, sono quelli di aggiornare le attuali regole tecniche in base all'art. 71 del Codice dell'amministrazione digitale1 (da ora in avanti CAD), concernenti la formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici; e incorporare in un'unica linea guida le regole tecniche e le circolari in materia, addivenendo ad un "unicum" normativo che disciplini gli ambiti sopracitati, nel rispetto della disciplina in materia di Beni culturali.

I principi della gestione documentale

In premessa vien chiarito che la gestione documentale e? un processo che puo? essere suddiviso in tre fasi principali: formazione, gestione e conservazione. Nell'ambito di ognuna delle suddette fasi si svolgono una serie di attivita? che si distinguono per complessita?, impatto, natura, finalita? e/o effetto, anche giuridico, alle quali corrispondono approcci metodologici e prassi operative distinte.

Il sistema di gestione informatico dei documenti, la cui tenuta puo? anche essere delegata a terzi, affinche? possa essere efficiente e sicuro deve essere necessariamente presidiato da specifiche procedure e strumenti informatici, in grado di governare con efficacia ogni singolo accadimento che coinvolge la vita del documento ed effettuata secondo i principi generali applicabili in materia di trattamento dei dati personali anche mediante un'adeguata analisi del rischio.

Una corretta gestione dei documenti sin dalla loro fase di formazione rappresenta inoltre la migliore garanzia per il corretto adempimento degli obblighi di natura amministrativa, giuridica e archivistica tipici della gestione degli archivi pubblici.

Formazione del documento informatico

Si chiarisce inoltre che il documento informatico e? formato mediante creazione tramite l'utilizzo di strumenti software o servizi cloud qualificati che assicurino la produzione di documenti nei formati e nel rispetto delle regole di interoperabilita?; acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico; memorizzazione su supporto informatico informato digitale delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all'utente; generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o piu? banche dati, anche appartenenti a piu? soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica. Il documento informatico deve essere identificato in modo univoco e persistente.

Il sistema di conservazione garantisce l'accesso all'oggetto conservato per il periodo previsto dal piano di conservazione del titolare dell'oggetto della conservazione e dalla normativa vigente, o per un tempo superiore eventualmente concordato tra le parti, indipendentemente dall'evoluzione del contesto tecnologico. Il sistema di conservazione e? almeno logicamente distinto dal sistema di gestione informatica dei documenti.