Risorse Umane: La struttura dell' 'Ufficio Personale'

Riteniamo utile spendere due parole circa la struttura dell'Ufficio del Personale perché è da esso che prendono le mosse disposizioni e procedure atte a promuovere e realizzare le migliori condizioni di collaborazione da parte della generalità delle “risorse umane”: con questo termine, ormai entrato nell'uso corrente, si indica la popolazione aziendale, largamente intesa, quel fattore cioè che, malgrado tutte le innovazioni tecnico-scientifiche susseguitesi nel tempo e soprattutto in questi ultimi decenni, rimane di gran lunga il più importante per determinare i successi di una compagine aziendale, così come le vicende di tutte le aggregazioni che rappresentano il naturale sbocco delle tendenze associative e di socializzazione che sono tipiche dell'uomo. E' certo, ed è stato provato in più occasioni, che un'impresa può disporre di tutte le tecnologie più avanzate e di tutti i più moderni ritrovati della meccanizzazione produttiva ma rimarrà sempre al palo dei risultati meno soddisfacenti se non disporrà del materiale umano meglio preparato e dei criteri di guida più razionali, coinvolgenti e ricchi di valori. Il classico “Ufficio (o meglio “Settore”) del Personale”, dunque, si compone dei seguenti servizi, ciascuno guidato da un relativo responsabile:
1) Amministrazione del personale
2) Ricerca e Selezione
3) Formazione
4) Sviluppo
5) Legale
6) Sindacale
7) Sicurezza sui luoghi di lavoro
- Il servizio “Amministrazione” gestisce la contabilità del personale (paghe e contributi) e i rapporti con gli enti di assicurazione e pensionistici della Pubblica Amministrazione. I suoi adempimenti possono essere smaltiti tutti all'interno o tramite il rapporto esterno con un Consulente del Lavoro: in questo secondo caso il servizio avrà il compito, meno complesso, di stilare una semplice “prima nota” e di passarla al professionista. Gestisce anche i benefits e la materia delle trasferte, assolvendo mediante rimborsi “a piè di lista” o “ a forfait giornaliero” (da un punto di vista tributario, non è prevista tassazione nel primo caso, è prevista per il secondo) . Sono di sua competenza i rapporti con la “mensa aziendale” che normalmente è gestita da una società specializzata in catering o attraverso “buoni pasto” e convenzionamenti con locali di ristoro. - Anche il servizio “Ricerca e Selezione” può essere gestito all'interno oppure essere parzialmente o totalmente delegato all'esterno (la funzione della “ricerca” oggi si indica spesso con il noto nome di “recruiting” che riprende l'idea del “reclutamento”). E' compito di questo servizio il rifornimento delle risorse umane necessarie per lo svolgimento di tutte le funzioni aziendali, sia per il rimpiazzo collegato al normale turn-over sia per crescite occupazionali aziendali. Ciò avviene attraverso contatti con tutte le persone che possono risultare potenzialmente interessanti all'azienda, e attraverso successivi colloqui conoscitivi, a contenuto “psicologico-caratteriale” e “tecnico”. Abitualmente il primo colloquio risponde all'esigenza immediata di conoscere il candidato sotto il profilo prettamente “personale”, la sua adattabilità all'inserimento in azienda, alla funzione ed all'ambiente di lavoro (l'esaminatore deve pertanto avere una approfondita conoscenza dell'azienda, delle sue prassi e della sua popolazione); come successivo passaggio, una certa rosa di candidati giudicati interessanti viene sottoposta all'attenzione di un “tecnico esperto” interno che sostiene conversazioni finalizzate a conoscerne, nello specifico, il livello di preparazione di studi e professionale; infine, in un terzo momento, una rosa ancor più ristretta (generalmente non più di tre persone) viene passata per la fase finale al responsabile del settore di accoglimento perché possa esprimere il suo gradimento e la sua preferenza per un solo candidato. Tutti gli altri soggetti, conosciuti e, almeno per il momento, non scelti rappresenteranno una preziosa “riserva” per successive occasioni di “ricerca”. Sarà bene perciò che per ogni candidato esaminato venga annotato un giudizio finale il più dettagliato possibile. All'approvvigionamento di curricula si può dare attuazione attraverso vari canali: contatti diretti con soggetti conosciuti sulla piazza come aventi esperienza professionale interessante, rapporti con le università e le scuole per aggiornamenti di elenchi di laureati e diplomati nelle discipline di studio che abitualmente sono le più utili ai fabbisogni dell'azienda, raccolta dei curricula inviati spontaneamente (cartacei, consegnati a mano, per posta o fax, oppure spediti via e.mail) pubblicazioni di ricerca sulle pagine specializzate di giornali, inserzioni su internet. I curricula possono essere ordinati in apposito archivio per settore di riferimento (candidati amministrativi, tecnici nelle varie materie) ed a mezzo di pc per un rapido riscontro. Come già accennato, anche la funzione di “recruiting e selezione del personale” può essere demandata in toto o parzialmente all'esterno, a società specializzate; dette società, appropriatamente informate circa i contenuti personali nonché le conoscenze e le caratteristiche richieste al soggetto da assumere, lo ricercano facendo ricorso ai propri archivi o con diversi altri mezzi. Si ricorda che il “Corriere della Sera” pubblica regolarmente ricerche di personale nella giornata di venerdì e “La Repubblica” sull'edizione del giovedì. Su internet i migliori canali utilizzati dall' “offerta” sono i siti www.infojobs.it, www.trovolavoro.it, www.miojob.it e www.subito.it. La società specializzata studia, per l'inserzione, i requisiti di formato e di contenuto più adatti alla circostanza. Il suo intervento può essere concordato ad uno dei seguenti due livelli: 1) studio e pubblicazione dell'inserzione di ricerca, raccolta delle candidature e passaggio di ogni successivo compito al servizio di selezione interno della società committente per la prosecuzione delle operazioni 2) attivazione di tutti i passaggi di ricerca e selezione. Generalmente l'intervento viene richiesto ad “Agenzie di Somministrazione” per la ricerca di personale giovane (senza o con limitata esperienza) ed operaio, a “Società di Ricerca e Selezione” in presenza dell'esigenza di reperire soggetti di esperienza (quadri, dirigenti, managers). I selezionatori delle società specializzate fanno ricorso, con una certa abitualità ma non di regola, a test psicologici ed attitudinali. Al momento dell'ingresso in azienda del neo-assunto è buona norma che il servizio interno di “ricerca e selezione” si occupi anche di agevolarne in ogni modo l' “inserimento”, informandolo (anche con l'ausilio del servizio amministrativo) quanto agli obblighi e diritti aziendali, nonché organizzando una presentazione ai personaggi, considerati “chiave”, con i quali il soggetto avrà poi contatti di lavoro abituali; è utile un breve periodo di prima formazione esterna ed interna al settore di accoglimento, studiata e svolta di concerto con il responsabile di questo.- Di Formazione e Sviluppo parleremo diffusamente in altra sede, essendo a queste funzioni che è demandata la parte preponderante dell'intervento del Settore del Personale sulla crescita delle persone.- La funzione del “Servizio Legale” trova applicazione nell'attenzione a tutte le novità normative del lavoro che modificano i rapporti esterni ed interni all'azienda, siano esse di carattere legislativo o contrattuale, al fine di renderne possibile una elaborazione in termini adatti ad essere facilmente interpretati, per una successiva diffusione a tutti i soggetti aziendali interessati, comprese sedi staccate e società collegate. L'adempimento sarà reso possibile dal quotidiano aggiornamento, attraverso la lettura sistematica di giornali specializzati come “Il sole 24 ore” e dall'informazione ricevuta da parte delle Associazioni territoriali e di categoria competenti. Questo servizio cura altresì l'assistenza agli avvocati incaricati della difesa dell'azienda nel contenzioso civile del lavoro, realizzando la raccolta e preordinazione di tutto il materiale necessario al professionista ai fini dell'istruzione e della conduzione della causa; nonché riguardo a tutti gli eventuali procedimenti penali in corso (segnatamente in materia di sicurezza sul lavoro).- Il servizio Sindacale rappresenta l'immediato interfaccia dei sindacati aziendali, provinciali e regionali nella gestione del confronto relativo alle relazioni industriali, voce con la quale si intende la regolamentazione di tutti i rapporti giuridici e di fatto intercorrenti tra il datore di lavoro e i dipendenti, in una parola, la vita ordinata nell'impresa. Nella quotidianità dei suoi compiti il servizio potrà essere assistito dai funzionari dell'Associazione di categoria, segnatamente nelle vertenze per instaurazione di cassa integrazione ordinaria o straordinaria e in quelle per riduzione del personale, ove la presenza della Associazione di Confindustria è necessaria per accordi fra le parti ai livelli più alti di rappresentanza. Il servizio può essere accorpato a quello legale.- Il servizio per la Sicurezza sui luoghi di lavoro si occupa dell'adempimento nell'ambito aziendale della normativa vigente in materia di antinfortunistica e salute, specificatamente con attenzione alle leggi base risalenti agli anni '50 ed al D. Lgs. 626/94 e successive modificazioni; ai sensi di questa ultima norma ogni azienda deve nominare un responsabile interno alla sicurezza i cui interventi riguardino tanto i comportamenti del personale aziendale quanto la messa a punto logistica e sulle macchine degli accorgimenti atti ad assicurare il massimo della sicurezza possibile. E' compito del servizio la elaborazione obbligatoria del documento relativo alla analisi dei rischi e la promozione delle pratiche diagnostico-sanitarie di medicina del lavoro attraverso medici specialisti. Il responsabile ha rapporti con le autorità pubbliche cui è demandato il controllo, vale a dire le ASL, gli ISPELS, la sezione “ex Ispettorato del Lavoro” della Direzione Provinciale del Lavoro ed anche con istituzioni d'ordine generale come i Carabinieri, la Polizia, la Guardia di Finanza. Per queste responsabilità anche penali (sulla cui entità e limiti c'è da lungo tempo un dibattito aperto) e per le approfondite conoscenze di ordine tecnico che gli sono richieste, al responsabile della sicurezza è generalmente riconosciuto un livello di inquadramento elevato.Da un punto di vista direzionale, in linea di massima e secondo una prassi piuttosto abituale, il Direttore del Personale e il Vice-Direttore si ripartiscono i compiti secondo questi criteri: il primo ha la supervisione sul settore Legale, Sindacale e della Sicurezza; il secondo su Amministrazione, Formazione e Selezione; ma si tratta di una suddivisione in nessun modo vincolante ed ogni azienda può organizzarsi avuto riguardo alle estrazioni professionali dei due dirigenti ed alle preferenze personali di essi.
Data: 31/12/2015
Autore: Aldo Carpineti