Privacy: chi è obbligato alla nomina del Dpo?

Avv. Edoardo Di Mauro - Giorno 25 maggio entrerà in vigore il nuovo regolamento europeo in materia di tutela della privacy, Reg. UE 679/2016.

Tra le novità introdotte la figura del DPO (data protection officer) che è il responsabile della protezione dei dati.

I compiti del Dpo

Ai sensi dell'articolo 39 del regolamento il responsabile della protezione dei dati ha i seguenti compiti:

a) informare e fornire consulenza al titolare del trattamento o al responsabile del trattamento nonché ai dipendenti che eseguono il trattamento in merito agli obblighi derivanti dal presente regolamento nonché da altre disposizioni dell'Unione o degli Stati membri relative alla protezione dei dati;

b) sorvegliare l'osservanza del presente regolamento, di altre disposizioni dell'Unione o degli Stati membri relative alla protezione dei dati nonché delle politiche del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento in materia di protezione dei dati personali, compresi l'attribuzione delle responsabilità, la sensibilizzazione e la formazione del personale che partecipa ai trattamenti e alle connesse attività di controllo;

c) fornire, se richiesto, un parere in merito alla valutazione d'impatto sulla protezione dei dati e sorvegliarne lo svolgimento ai sensi dell'articolo 35;

d) cooperare con l'autorità di controllo; e

e) fungere da punto di contatto per l'autorità di controllo per questioni connesse al trattamento, tra cui la consultazione preventiva di cui all'articolo 36, ed effettuare, se del caso, consultazioni relativamente a qualunque altra questione.

Ma chi è obbligato alla nomina del DPO nel settore privato?

Ai sensi dell'articolo 37 del regolamento il DPO deve essere designato ogniqualvolta:

a) il trattamento è effettuato da un'autorità pubblica o da un organismo pubblico, eccettuate le autorità giurisdizionali quando esercitano le loro funzioni giurisdizionali;

b) le attività principali del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento consistono in trattamenti che, per loro natura, ambito di applicazione e/o finalità, richiedono il monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala; oppure

c) le attività principali del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento consistono nel trattamento, su larga scala, di categorie particolari di dati personali di cui all'articolo 9 o di dati relativi a condanne penali e a reati di cui all'articolo 10.

Linee guida sui Dpo

Di seguito un estratto delle Linee guida sui DPO, eleborate dal Gruppo di lavoro 29, che spiegano i concetti di attività principali, larga scala, monitoraggio regolare e sistemico:

Attività principali

"Con "attività principali" si possono intendere le operazioni essenziali che sono necessarie al raggiungimento degli obiettivi perseguiti dal titolare del trattamento o dal responsabile del trattamento, comprese tutte quelle attività per le quali il trattamento dei dati è inscindibilmente connesso all'attività del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento.

Per esempio, il trattamento di dati relativi alla salute (come le cartelle sanitarie dei pazienti) è da ritenersi una delle attività principali di qualsiasi ospedale; ne deriva che tutti gli ospedali dovranno designare un RPD. D'altra parte, tutti gli organismi (pubblici e privati) svolgono determinate attività quali il pagamento delle retribuzioni al personale ovvero dispongono di strutture standard di supporto informatico. Si tratta di esempi di funzioni di supporto necessarie ai fini dell'attività principale o dell'oggetto principale del singolo organismo, ma pur essendo necessarie o 28 perfino essenziali sono considerate solitamente di natura accessoria e non vengono annoverate fra le attività principali.

Larga scala

Il regolamento non definisce cosa rappresenti un trattamento "su larga scala". Il Gruppo di lavoro raccomanda di tenere conto, in particolare, dei fattori qui elencati al fine di stabilire se un trattamento sia effettuato su larga scala: il numero di soggetti interessati dal trattamento, in termini assoluti ovvero espressi in percentuale della popolazione di riferimento; il volume dei dati e/o le diverse tipologie di dati oggetto di trattamento; la durata, ovvero la persistenza, dell'attività di trattamento; la portata geografica dell'attività di trattamento. Alcuni esempi di trattamento su larga scala sono i seguenti: trattamento di dati relativi a pazienti svolto da un ospedale nell'ambito delle ordinarie attività; trattamento di dati relativi agli spostamenti di utenti di un servizio di trasporto pubblico cittadino (per esempio, il loro tracciamento attraverso titoli di viaggio); trattamento di dati di geolocalizzazione raccolti in tempo reale per finalità statistiche da un responsabile specializzato nella prestazione di servizi di questo tipo rispetto ai clienti di una catena internazionale di fast food; trattamento di dati relativi alla clientela da parte di una compagnia assicurativa o di una banca nell'ambito delle ordinarie attività; trattamento di dati personali da parte di un motore di ricerca per finalità di pubblicità comportamentale; trattamento di dati (metadati, contenuti, ubicazione) da parte di fornitori di servizi telefonici o telematici. Alcuni esempi di trattamento non su larga scala sono i seguenti: trattamento di dati relativi a pazienti svolto da un singolo professionista sanitario; trattamento di dati personali relativi a condanne penali e reati svolto da un singolo avvocato.

Monitoraggio regolare e sistematico

Il concetto di monitoraggio regolare e sistematico degli interessati non trova definizione all'interno del RGPD; tuttavia, esso comprende senza dubbio tutte le forme di tracciamento e profilazione su Internet anche per finalità di pubblicità comportamentale. Non si tratta, però, di un concetto riferito esclusivamente all'ambiente online. Alcune esemplificazioni di attività che possono configurare un monitoraggio regolare e sistematico di interessati: curare il funzionamento di una rete di telecomunicazioni; la prestazione di servizi di telecomunicazioni; il reindirizzamento di messaggi di posta elettronica; attività di marketing basate sull'analisi dei dati raccolti; profilazione e scoring per finalità di valutazione del rischio (per esempio, a fini di valutazione del rischio creditizio, definizione dei premi assicurativi, prevenzione delle frodi, accertamento di forme di riciclaggio); tracciamento dell'ubicazione, per esempio da parte di app su dispositivi mobili; programmi di fidelizzazione; pubblicità comportamentale; monitoraggio di dati relativi allo stato di benessere psicofisico, alla forma fisica e alla salute attraverso dispositivi indossabili; utilizzo di telecamere a circuito chiuso; dispositivi connessi quali contatori intelligenti, automobili intelligenti, dispositivi per la domotica, ecc. L'aggettivo "regolare" ha almeno uno dei seguenti significati a giudizio del Gruppo di lavoro: che avviene in modo continuo ovvero a intervalli definiti per un arco di tempo definito; ricorrente o ripetuto a intervalli costanti; che avviene in modo costante o a intervalli periodici. L'aggettivo "sistematico" ha almeno uno dei seguenti significati a giudizio del Gruppo di lavoro: che avviene per sistema; predeterminato, organizzato o metodico; che ha luogo nell'ambito di un progetto complessivo di raccolta di dati; svolto nell'ambito di una strategia".

Esempi di soggetti privati tenuti alla nomina del DPO

Come comunicato dall'Autorità Garante della Privacy sono tenuto alla nomina del DPO a titolo esemplificativo e non esaustivo: istituti di credito; imprese assicurative; sistemi di informazione creditizia; società finanziarie; società di informazioni commerciali; società di revisione contabile; società di recupero crediti; istituti di vigilanza; partiti e movimenti politici; sindacati; caf e patronati; società operanti nel settore delle "utilities" (telecomunicazioni, distribuzione di energia elettrica o gas); imprese di somministrazione di lavoro e ricerca del personale; società operanti nel settore della cura della salute, della prevenzione/diagnostica sanitaria quali ospedali privati, terme, laboratori di analisi mediche e centri di riabilitazione; società di call center; società che forniscono servizi informatici; società che erogano servizi televisivi a pagamento.

Vai alla guida Gdpr: tutto quello che c'è da sapere

Per ulteriori informazioni e/o consulenza:

Avv. Edoardo Di Mauro

mail: edodim83@gmail.com

cell. 333 45 88 540

• Foto: 123rf.com