Mediazione civile: vademecum del primo incontro

Avv. Giovanni Giangreco Marotta - L'art. 8, d.lgs. n. 28/2010, sancisce che "al primo incontro e agli incontri successivi, fino al termine della procedura, le parti devono partecipare con l'assistenza dell'avvocato. Durante il primo incontro il mediatore chiarisce alle parti la funzione e le modalità di svolgimento della mediazione. Il mediatore, sempre nello stesso primo incontro, invita poi le parti e i loro avvocati a esprimersi sulla possibilità di iniziare la procedura di mediazione e, nel caso positivo, procede con lo svolgimento".

Il primo incontro (nella prassi definito come preliminare, filtro o programmatico) è un momento determinante della procedura di mediazione civile: predisporre le necessarie attività e preparare adeguatamente il cliente può essere decisivo per l'esito della procedura.

• Attività prodromiche del primo incontro in mediazione civile
• Primo incontro di mediazione
• Qualche suggerimento per il primo incontro
• La c.d. mancanza dei presupposti
• Nuove tariffe forensi per l'assistenza in mediazione

Attività prodromiche del primo incontro in mediazione civile

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Di seguito, le quattro principali attività prodromiche del primo incontro:

1. Contattare subito l'organismo

Ricevuto il cliente e presa visione dell'istanza di mediazione, prendere al più presto contatti con l'organismo per ricevere eventuali chiarimenti sull'oggetto della lite o per verificare se, oltre l'istanza di mediazione civile, sono stati depositati ulteriori documenti la cui visione non sia riservata al solo mediatore. L'organismo avrà cura di invitare la parte istante ad integrare le richieste avanzate in mediazione con i relativi documenti e/o motivazioni.

2. Preparare il cliente

Spiegare al cliente le modalità di svolgimento della mediazione civile e le sue finalità, illustrandogli altresì i vantaggi dell'istituto (tempi di definizione più celeri, costi ridotti rispetto ad un eventuale giudizio e benefici fiscali, controllo sui contenuti dell'eventuale accordo, ecc.). Può essere utile fargli leggere anche il nuovo Codice di Condotta della Parti in Mediazione Civile elaborato dall'ASS.I.O.M. - Associazione Italiana degli Organismi di Mediazione.

3. Formalizzare la partecipazione al primo incontro

Presentarsi al primo incontro con un congruo preavviso è una forma di garbo nei confronti dell'organismo, del mediatore e dello stesso collega di controparte.

E' opportuno comunicare tempestivamente all'organismo la propria partecipazione, consentendogli di organizzare al meglio il primo incontro ed evitare così inutili attese e/o rinvii. Se si è impossibilitati a partecipare per la data indicata, chiedere un rinvio allegando il giustificativo dell'impedimento, ma solo dopo aver formalizzato la propria adesione al primo incontro, mediante l'invio del relativo modulo, disponibile sul sito dell'organismo o nella lettera di convocazione, e il pagamento delle relative spese di avvio.

4. Ampliamento dell'oggetto della mediazione e/o integrazione del contraddittorio

Se la parte chiamata ha intenzione di ampliare l'oggetto della controversia o di integrare il contraddittorio, sarà sufficiente che lo dichiari nella dichiarazione di adesione. A tal proposito, opporsi a tale richiesta il più delle volte può essere controproducente e antieconomico: la parte chiamata, infatti, sarebbe costretta a depositare una nuova istanza, con ulteriore aggravio di spese anche per l'altra parte che sarebbe chiamata a partecipare ad una nuova procedura.

Primo incontro di mediazione

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Al primo incontro l'Avvocato avrà cura di partecipare assieme al proprio cliente.

La presenza personale di quest'ultimo, oltre ad essere obbligatoria per legge, è più che opportuna in quanto, all'esito del primo incontro, la parte dovrà decidere se coltivare o meno il tentativo di mediazione.

Le conseguenze di tale decisione posso essere rilevanti in ambito processuale: improcedibilità della domanda in caso di mancata adesione alla procedura di mediazione della parte istante (succede anche questo); sanzione pecuniaria se a non aderire è la parte chiamata.

In entrambi i casi, dunque, è bene che tale responsabilità l'assuma direttamente il cliente che, in tal modo, reso edotto delle possibili conseguenze, non potrà poi muovere alcun tipo di contestazione al proprio avvocato.

La partecipazione personale della parte, inoltre,è prevista al fine di consentire al mediatore di avere un contatto diretto con i protagonisti del conflitto e comprendere quali siano i reali bisogni, gli interessi, i sentimenti dei soggetti coinvolti, senza il filtro dei loro difensori.

Il mediatore, a seconda dei casi, valuta le modalità più opportune per lo svolgimento del primo incontro, decidendo, ad esempio, se procedere in modalità congiunta o separata. La sessione separata è la vera forza della mediazione civile poiché consente alle parti di parlare liberamente, di aprirsi al mediatore, consentendogli di intuire la vera natura della lite, le sue motivazioni profonde, e comprendere quindi quale sia la migliore strategia per giungere ad una ipotesi transattiva.

Anche per il primo incontro, la sessione separata può essere utile per gestire rapporti tesi, per superare momenti di elevata conflittualità o, più semplicemente, per sbloccare situazioni di empasse.

Qualche suggerimento per il primo incontro

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Rispettare le semplici regole del Codice di Condotta delle Parti in Mediazione Civile aiuta le parti a svolgere il primo incontro nella maniera più adeguata.

E' importante poi astenersi da argomenti poco costruttivi (ad es. relazioni o situazioni che non hanno funzionato bene in passato), dal rimanere aggrappati ostinatamente alle proprie posizioni e, soprattutto, evitare di presentare al primo incontro proposte transattive (magari già precedentemente offerte e non accettate) e, per di più, condizionare l'accettazione delle stesse alla propria partecipazione in mediazione: è il miglior modo per far naufragare in partenza la possibilità di svolgere un tentativo di mediazione serio e coscienzioso.

Di certo, non ci si può aspettare l'accettazione di un'offerta formulata d'emblèeal primo incontro, senza essere entrati nel merito della vicenda e senza aver approfondito tutti gli aspetti della stessa, attività quest'ultima riservata nell'ambito dell'effettivo svolgimento del tentativo di mediazione.

E' assolutamente necessario concedere tempo alle parti per elaborare la perdita (di una certa somma o di certi beni da dover dare oppure da ricevere in minor quantità rispetto alle aspettative), per assorbire lo stordimento e, in alcuni casi, lo shock della prima fase della trattativa, dove si inizia a prendere consapevolezza di tale perdita, per poi superare la rabbia naturale che ne deriva e, infine, riuscire a trovare una sintesi che sia di reciproca soddisfazione.

Ci vuole tempo e tanta pazienza, ci vuole la mediazione civile.

La c.d. mancanza dei presupposti

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E' evidente che, se si è giunti al tavolo del mediatore, le posizioni delle parti siano ancora distanti: questa circostanza, tuttavia, non è un valido motivo per giustificare il mancato svolgimento del tentativo di mediazione (la c.d. mancanza dei presupposti), ma è proprio il presupposto per cui ci si dovrebbe sedere al tavolo della mediazione e procedere oltre il primo incontro, svolgendo una effettiva procedura di mediazione civile.

Si potranno così ascoltare i reali bisogni e gli interessi dei soggetti coinvolti e gli avvocati avranno anche l'occasione di ascoltare la versione della controparte, senza i filtri del proprio cliente che, come a volte accade, possono riservare brutte sorprese in seno al giudizio.

La mediazione civile è un potente strumento a disposizione delle parti e di noi avvocati: possiamo e dobbiamo sfruttare al meglio tutte le sue notevoli potenzialità nell'interesse supremo del cliente, una definizione rapida della lite con la massima soddisfazione possibile.

Nuove tariffe forensi per l'assistenza in mediazione

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Sebbene sia trascorso quasi un anno dalle modifiche apportare al tariffario forense, molti avvocati ancora non hanno avuto l'occasione di visionare le nuove tariffe della professione forense, con il quale sono state introdotte delle modifiche al decreto 55/2014. In particolare, si sono determinate le tariffe per le varie fasi della procedura di mediazione civile.

Finalmente, si è riconosciuto il ruolo portante che ha l'avvocato nell'ambito della procedura di mediazione e, in tal modo, per il professionista diventa più vantaggioso definire la lite in mediazione civile piuttosto che in giudizio.

Guardare per credere.

Avv. Giovanni Giangreco Marotta

primaveraforense.it