Autenticazione di firma: come funziona

• Autenticazione di firma: cos'è
• Atti che richiedono l'autenticazione della firma
• Chi può autenticare una firma
• Differenza tra autentica amministrativa e notarile
• Come richiedere l'autenticazione della firma
• Costo dell'autentica della firma in Comune e dal notaio

Autenticazione di firma: cos'è

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L'autenticazione di una firma è un'attestazione che viene resa da un funzionario o pubblico ufficiale incaricato. Con l'autenticazione si attribuisce autenticità alla firma apposta in calce, ossia al termine del documento, in quanto si attesta che la stessa è stata apposta in sua presenza e da un soggetto di cui è stata accertata l'identità.

Il codice civile, all'art. 2703 c.c. dispone al secondo comma che: "L'autenticazione consiste nell'attestazione da parte del pubblico ufficiale che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza. Il pubblico ufficiale deve previamente accertare l'identità della persona che sottoscrive."

L'attestazione è seguita dalla firma del pubblico ufficiale e dal timbro.

Autenticazione firma online

In base al DPR 513/1997 anche la firma digitale può essere autenticata da un notaio o altro pubblico ufficiale competente. Possibilità ribadita dal Dlgs. n. 82/2005 "Codice dell'amministrazione digitale" il quale prevede la possibilità, da parte del pubblico ufficiale, di attestare che l'apposizione della firma digitale è avvenuta in sua presenza, apponendo anche la propria firma digitale a conclusione dell'autenticazione.

Atti che richiedono l'autenticazione della firma

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L'autenticazione della firma può essere richiesta in relazione ai seguenti documenti:

• dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà, che vengono rese e sottoscritte dall'interessato sotto la sua responsabilità e che riguardano fatti, stati e qualità personali che il dichiarante conosce in maniera diretta e che riguardano se stesso o terze persone e che devono essere presentate a soggetti private come banche o compagnie di assicurazione;
• istanze che devono essere presentate a soggetti privati, a eccezione di quelle che devono essere presentate a gestori di servizi pubblici o uffici pubblici;
• deleghe per procedere alla riscossione di benefici economici per conto di terze persone. L'esempio tipico è quello della delega che si conferisce a un terzo per provvedere al ritiro della pensione.

Autentica di firma di documenti in lingua straniera

L'art. 1 della legge n. 482/1999 sancisce che la lingue italiana è la lingua ufficiale della Repubblica, per cui, nel caso in cui si dovesse rendere necessario procedere all'autenticazione di una firma su un documento straniero, lo stesso deve prima essere tradotto in lingua italiana.

Chi può autenticare una firma

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L'autenticazione di firma può essere fatta da diversi soggetti a ciò abilitati:

Autentica di firma in Comune

• Sindaco
• segretario comunale
• funzionario debitamente autorizzato dal primo cittadino a ricevere i documenti

Autentica di firma in Tribunale

• cancelliere del tribunale

Autentica di firma dal notaio

• notaio (art. 72 legge 16 febbraio 1913 n. 89 "Ordinamento del notariato e degli archivi notarili).

In base ai soggetti abilitati per legge a effettuare l'autentica, si distingue tra autentica notarile, che è quella che viene eseguita dal notaio e autentica amministrativa, che invece è quella che viene effettuata dagli altri soggetti ossia sindaco, cancelliere, funzionario comunale e segretario comunale.

Autenticazione di firma avvocato

L'art. 16 bis della legge n. 120/2020, che ha convertito il decreto semplificazioni n. 76/2020, attraverso la modifica dell'art. 14 della legge n. 53/1990, ha riconosciuto agli avvocati che comunichino la loro disponibilità ai consigli dell'ordine di appartenenza, l'esecuzione delle autenticazioni delle firme previste dalle leggi elettorali vigenti (Es: Camere, Regioni, enti locali) ai fini della presentazione dei candidati, così come per procedere alla raccolta delle firme per poter presentare i referendum abrogativi. 

Un riconoscimento importante, che si aggiunge a quello che qualche anno fa ha attribuito agli avvocati il diritto di autenticare i contratti di convivenza stipulati nella forma della scrittura privata. 

Differenza tra autentica amministrativa e notarile

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Dal punto di vista pratico in entrambi i casi l'autentica della firma viene resa dopo la verifica dell'identità del soggetto richiedente.

Le due autentiche però non sono identiche in tutto. Quando l'autentica viene effettuata da un soggetto abilitato del Comune, costui, nell'autenticare la sottoscrizione si limita a controllare che la stessa venga apposta in sua presenza dal soggetto di cui ha accertato l'identità.

Quando l'autentica della firma viene eseguita da notaio invece, costui non si limita ad accertare che la firma provenga dal soggetto di cui ha accertato l'identità, ma verifica altresì che il contenuto dell'atto che gli viene presentato sia conforme alla legge nel suo contenuto.

Come richiedere l'autenticazione della firma

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Quando si rende necessario far autenticare la propria firma su un documento è possibile fare domanda, inoltrando la richiesta a uno dei soggetti abilitati, che abbiamo visto prima, via fax o via email o per posta avendo cura di allegare la copia di un documento d'identità in corso di validità.

Autentica: impedimenti e casi particolari

Se il soggetto che richiede l'autentica della firma è impossibilitato a recarsi direttamente presso l'ufficio per ottenere l'autentica, può recarsi presso gli uffici del Comune una terza persona, al fine di prendere accordi con l'addetto. Costui può infatti recarsi presso il domicilio del richiedente per procedere all'autentica della sottoscrizione.

Quando la firma da autenticare è quella di un minore la sottoscrizione da accertare deve essere resa dai genitori o dal tutore o da chi ne esercita la potestà.

Quando invece si tratta di un interdetto o di un soggetto incapace d'intendere e di volere la sottoscrizione da autenticare è quella del tutore.

Infine, se davanti al funzionario si presenta un soggetto analfabeta o che presenta un impedimento fisico ad apporre la firma, l'addetto procede comunque alla autenticazione della firma, ma deve dare atto dell'impedimento del richiedente.

L'autentica della sottoscrizione non può essere resa se il richiedente non viene ritenuto, al momento della firma, in grado di comprendere quello che sta firmando.

Costo dell'autentica della firma in Comune e dal notaio

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Il costo da sostenere per farsi autenticare la firma non è fisso. Esso dipende infatti dall'imposta di bollo da sostenere, che varia in base all'uso dell'atto. Al costo del bollo si devono poi aggiungere i diritti di segreteria. Decisamente superiore il costo dell'autentica eseguita dal notaio che può variare dai 100 ai 400 euro.