I sistemi di controllo all'interno delle aziende oggi vanno di pari passo con la tecnologia e, anche per quanto riguarda la rilevazione delle presenze dei dipendenti, sono tanti i sistemi oggi attivi per fare in modo che vengano rispettate le norme interne e venga promossa una gestione aziendale efficiente sotto ogni punto di vista. La rilevazione delle presenze dei dipendenti è finalizzata non soltanto a tutelare il datore di lavoro ma anche i diritti dei lavoratori stessi in materia di ore di lavoro e di pause durante l'arco della giornata lavorativa.
Vediamo quindi come viene messa in atto questa procedura, quali sono le leggi vigenti in materia e quali sono i reali obblighi e le reali responsabilità dei lavoratori e dei datori di lavoro.
Cosa significa rilevazione della presenza dei dipendenti
Anche se letteralmente potrebbe sembrare qualcosa di poco lecito e qualcosa che possa ledere i diritti dei lavoratori, in realtà la rilevazione della presenza dei dipendenti è un sistema utile non soltanto per monitorare e gestire le effettive ore di lavoro dei dipendenti e la loro effettiva presenza in azienda, ma anche per gestire i periodi di ferie durante l'anno, la corretta retribuzione in caso di straordinari di lavoro e anche le pause di cui tutti i lavoratori hanno diritto durante la giornata lavorativa. Quindi un sistema che va a tutela del datore di lavoro ma anche e soprattutto dei lavoratori stessi.
Il monitoraggio delle presenze è dunque importante per una serie di ragioni, tra cui:
- Elaborazione accurata delle buste paga: i dati sulle presenze vengono utilizzati per calcolare le buste paga dei dipendenti. Monitorando le presenze in modo accurato, le aziende possono garantire che i dipendenti vengano pagati correttamente.
- Conformità alle normative sul lavoro: molte leggi sul lavoro richiedono ai datori di lavoro di monitorare le presenze dei dipendenti anche per calcolare la retribuzione degli straordinari.
- Miglioramento della produttività: il monitoraggio delle presenze può aiutare le aziende a identificare e affrontare i fattori che contribuiscono all'assenteismo. Adottando misure per ridurre l'assenteismo, le aziende possono migliorare la produttività dei dipendenti e ridurre i costi.
- Miglioramento del coinvolgimento dei dipendenti: il monitoraggio delle presenze può anche aiutare le aziende a migliorare il coinvolgimento dei dipendenti. Monitorando le tendenze delle presenze, le aziende possono identificare i dipendenti che potrebbero avere difficoltà e offrire loro supporto.
Sono disponibili diversi sistemi di monitoraggio delle presenze, sia manuali che automatici. Il sistema migliore da scegliere dipende ovviamente dalle dimensioni dell'azienda, dal suo budget e dalle esigenze specifiche di ogni azienda. Se un tempo esistevano cartellini cartacei e timbri manuali, oggi tutto questo è stato sostituito da strumenti più tecnologici come i badge magnetici o i sistemi di rilevamento automatico delle presenze che utilizzano identificatori biometrici, come impronte digitali, riconoscimento facciale o geometria della mano. Ovviamente questi ultimi sistemi sono più costosi ma anche sicuramente più accurati ed efficienti. Esistono software atti alla rilevazione delle presenze di diverso tipo e con diverse caratteristiche, a seconda delle esigenze aziendali. Uno dei più completi è sicuramente factorial.
Quando i dipendenti devono registrare l'orario di lavoro
I lavoratori sono tenuti a registrare l'orario di lavoro per legge perché, grazie a questa procedura, è possibile monitorare il rispetto degli orari e degli accordi contrattuali. Registrare l'ingresso al lavoro e l'uscita a fine turno è importante per contabilizzare l'orario di lavoro in modo preciso e regolare.
In particolare i casi in cui la registrazione è necessaria e fondamentale possono essere quelli in cui i dipendenti hanno orari fissi o turni regolari, quelli in cui il contratto prevede lavori con straordinari programmati e limiti rigidi di orarioo casi in cui si lavora in strutture sanitarie o industriali in cui esistono standard di sicurezza particolari.
Oltre a conteggiare le ore lavorate, dunque, i moderni sistemi elettronici di timbratura conteggiano anche le pause obbligatorie, secondo quanto stabilito dal Decreto Legislativo n. 66/2003.
Cosa prevede la normativa sulla rilevazione delle presenze
In termini di legge e normativa, il Decreto Legislativo n. 66/2003 rappresenta in Italia il principale punto di riferimento normativo inerente l'organizzazione dell'orario di lavoro e i sistemi di rilevazione delle presenze. Il Decreto stabilisce il numero di pause obbligatorie in termini di ore, il monte ore di lavoro settimanali che non deve essere superiore a 48 ore complessive, compresi gli straordinari e la durata stessa delle pause che devono avere una durata minima di 10 minuti consecutivi.
È infine importante che tutti i sistemi di rilevazione delle presenze in azienda rispettino le normative in materia di privacy e quanto previsto dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), in modo da tutelare il lavoratore anche da questo punto di vista, assicurandogli trasparenza e correttezza nel rapporto col datore di lavoro.