PCT: al via le nuove regole. Niente vincoli per la "prassi" delle copie di cortesia e difensori "tracciati"!

di Valeria Zeppilli - Con una nuova, organica circolare del 23 ottobre 2015 (qui sotto allegata), il Ministero della giustizia ha stabilito quali siano gli adempimenti delle cancellerie relativi al processo civile telematico, aggiornando e sostituendo le precedenti circolari del 27 giugno 2014 e del 28 ottobre 2014. 

Gli aspetti operativi affrontati sono molteplici: si tratta infatti di una circolare ricca e dettagliata, volta ad orientare al meglio le attività degli uffici. 

Le novità principali, tuttavia, per stessa precisazione di via Arenula, riguardano le copie informali degli atti introduttivi depositati telematicamente, il contributo unificato, l'ingiunzione di pagamento europea, i registri di cancelleria e la trasmissione alle Corti d'appello del fascicolo di primo grado.

Ma andiamo con ordine. 

Copie informali degli atti introduttivi

Con riferimento alle copie cartacee informali degli atti o dei documenti depositati telematicamente, il Ministero ha giustamente precisato che si tratta di una prassi che non può essere oggetto di statuizioni imperative né può essere in generale eterodeterminata. 

Di conseguenza, le cd. copie di cortesia non vanno inserite nel fascicolo processuale. 

Laddove ciò accada comunque, quindi, sarà cura del cancelliere evitare almeno di apporvi il timbro di deposito o altro equivalente. 

L'intento è chiaramente quello di non ingenerare confusione.

La circolare, poi, invita gli uffici di cancelleria a fornire la massima collaborazione, anche assicurando che gli atti e i documenti depositati telematicamente, specie se di grandi dimensioni, siano stampati se il giudice ne faccia richiesta.

Infine, con riferimento alle copie informali, la circolare prevede che qualora i procedimenti introdotti con modalità telematiche debbano essere assegnati ad opera del Presidente del tribunale, la cancelleria deve sempre provvedere alla stampa dell'atto introduttivo e rendere così quest'ultimo disponibile per procedere all'assegnazione. 

Difatti, attualmente gli atti di causa possono essere consultati solo dal giudice designato e non dal presidente che, quindi, non potrebbe altrimenti visualizzare l'atto introduttivo. 

Ciò, in ogni caso, fatta salva l'esistenza di diverse disposizioni organizzative all'interno dei singoli uffici giudiziari. 

Il contributo unificato

La circolare del 23 ottobre si occupa poi, in vari passaggi, del contributo unificato. Ma la previsione che merita di essere qui segnalata è quella relativa alle conseguenze che ai fini del suo versamento derivano dall'iscrizione della causa in un registro diverso da quello di pertinenza all'interno dello stesso ufficio. 

Infatti, ad oggi, in tale ipotesi non è possibile trasferire informaticamente il fascicolo telematico da un registro all'altro. 

Tale circostanza costituisce una criticità che è stata risolta nelle varie prassi locali con modalità diverse tra loro. 

Di conseguenza il Ministero ha ritenuto opportuno chiarire che, in ogni caso, non è possibile, per la cancelleria, richiedere alla parte un nuovo contributo unificato, dato che è lo stesso atto introduttivo a migrare da un ufficio all'altro. 

Ciò che potrà essere chiesto, semmai, è solo di integrare la somma già pagata a tale titolo, se la diversità di rito lo rende necessario.

L'ingiunzione di pagamento europea

Un altro aspetto interessante sul quale si è soffermata la circolare in esame è quello relativo all'ingiunzione di pagamento europea. 

Essa, come sottolineato dal documento stesso, non può essere confusa con il procedimento monitorio previsto dagli articoli 633 e seguenti del codice di procedura civile ma il riferimento normativo va rinvenuto nel regolamento europeo numero 1896 del 2006. 

Alla luce della previsione generale in base alla quale la relativa domanda avrebbe potuto essere presentata su supporto cartaceo o con qualsiasi altro mezzo accettato dallo Stato membro d'origine e di cui il giudice d'origine dispone, l'Italia aveva dichiarato di accettare, a tal fine, il supporto cartaceo. 

Di conseguenza, il Ministero ha stabilito chiaramente che le cancellerie sono tenute ad accettare il deposito della modulistica relativa alle domande di ingiunzione europea di pagamento su supporto cartaceo. 

Ciò anche al fine di garantire che esse possano essere presentate anche da soggetti stranieri privi di difensore. 

I registri di cancelleria

La circolare in esame si occupa, poi, dell'inserimento nei registri di cancelleria dell'intero collegio giudicante e dell'intero collegio difensivo. 

Con riferimento al primo aspetto, la raccomandazione alle cancellerie delle corti d'appello è quella di prestare un'attenzione particolare nell'inserire i nominativi di tutti i membri del collegio giudicante. 

Infatti, in molti uffici è diversamente invalsa la prassi di inserire solo il nominativo del giudice relatore, ostacolando così l'esame degli atti e dei documenti di causa degli altri membri del collegio.

Tale circostanza compromette sia l'esercizio della giurisdizione che il diritto di difesa delle parti, in quanto l'unica modalità di accesso al fascicolo processuale è l'utilizzo della consolle del magistrato, che consente la consultazione dei singoli fascicoli soltanto ai magistrati assegnatari, e non ad altri. 

Con riferimento al secondo aspetto, invece, la raccomandazione alle cancellerie è quella di inserire nei registri informatici di cancelleria i nominativi di tutti i difensori costituiti e dei domiciliatari, diversamente da quanto accade ora presso numerosi uffici giudiziari. 

Quando, ad esempio, è inserito un solo difensore, infatti, agli altri è precluso l'accesso al fascicolo informatico. Inoltre, tale prassi può anche ostacolare la speditezza del processo, visto che tutti i difensori delle parti hanno diritto di ricevere le comunicazioni. 

La trasmissione alle Corti d'appello del fascicolo di primo grado

Ultimo aspetto della circolare del 23 ottobre 2015 sul quale ci soffermiamo, in quanto la sua rilevanza è stata segnalata dallo stesso dicastero, è quello relativo alla trasmissione alle Corti d'appello del fascicolo di primo grado.

La regolamentazione di tale aspetto, in particolare, è stata generata dalla presenza di numerosi fascicoli processuali "ibridi" in cui, in forza del progressivo insinuarsi del deposito telematico, atti cartacei sono affiancati da atti digitali. 

La conseguenza di ciò è che per i giudici dell'impugnazione potrebbe rivelarsi davvero complesso ricostruire correttamente la sequenza degli atti e dei documenti della precedente fase giudiziale. 

Così, la circolare ha stabilito che le cancellerie dei tribunali, laddove la sentenza venga impugnata, in adempimento del terzo comma dell'articolo 347 del codice di rito, devono trasmettere agli uffici delle corti d'appello sia il fascicolo telematico di primo grado, che gli atti e i verbali cartacei presenti nel fascicolo, che, infine, una stampa del registro storico del processo. 

Ministero della giustizia - circolare 23 ottobre 2015