Processo Tributario Telematico: obbligatorio da oggi

di Lucia Izzo - Da oggi 1° luglio 2019 e dopo una fase in regime di facoltatività, il Processo Tributario Telematico (PTT) diviene uno strumento obbligatorio per i giudizi instaurati, in primo e secondo grado, con ricorso/appello notificato a partire dalla data odierna.

Le novità giungono a seguito della modifica all'art. 16-bis del d.lgs. n. 546/1992 da parte del D.L. 119/2018 (conv. in L. n. 136/2018) che ha stabilito che notifica e deposito degli atti processuali presso le segreterie delle Commissioni tributarie siano eseguiti esclusivamente in modalità telematica.

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• Processo tributario telematico obbligatorio
• La registrazione al PTT
• Il fascicolo informatico
• Le notificazioni
• Attestazione di conformità
• Le comunicazioni

Processo tributario telematico obbligatorio

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La facoltatività delle notifiche e dei depositi degli atti con modalità telematiche era contenuta nella locuzione "possono" presente nel previgente art. 16-bis comma 3. La nuova formulazione, invece, utilizza i termini "notificano e depositano gli atti processuali… con modalità telematiche" e non lascia dubbi sulla obbligatorietà delle disposizioni del D.M. 23 dicembre 2013, n. 163, e dei decreti attuativi.

Il regime cartaceo, tuttavia, non scompare del tutto: la vigenza dei depositi cartacei, infatti, rimane facoltativa nei soli processi in cui i contribuenti stanno in giudizio senza difensore e fino a 3.000 euro di valore della controversia.

In vista dell'obbligatorietà del PTT, ecco alcuni degli aspetti tecnici e procedurali maggiormente importanti che gli operatori dovranno tenere a mente.

La registrazione al PTT

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Particolare importanza per il Processo Tributario Telematico riveste la piattaforma S.I.GI.T., accessibile dal web all'indirizzo www. giustiziatributaria.gov.it, che raccoglie tutte le risorse hardware e software per il trattamento in via telematica delle attività relative all'amministrazione della giustizia Tributaria.

Oltre all'applicativo per il PTT (per il deposito degli atti processuali), sulla piattaforma è presente anche il c.d. Telecontenzioso (per la ricerca e consultazione del fascicolo informatico). Per poter eseguire il deposito del ricorso/appello e degli altri atti processuali in modalità telematica è necessario registrarsi all'applicazione PTT del Sistema informativo della Giustizia Tributaria (SIGIT).

La registrazione e la gestione delle credenziali è differenziata a seconda che si tratti di Soggetto Privato o Soggetto Pubblico (ASL, Comunità montane, Giudici di pace, INAIL, INPS, Ministeri, Organi della giustizia civile (Tribunali), Prefetture, Procure, Unione dei Comuni, Altro Ente).

Per registrarsi al PTT, oltre a una connessione internet, sarà necessario essere in possesso di firma digitale o firma elettronica qualificata, e di casella di Posta Elettronica Certificata (PEC). A seguito della registrazione, sarà possibile accedere al PTT per la trasmissione dei documenti/atti che andranno a formare il fascicolo processuale informatico, consultabile online dal giudice e dalle parti del processo (contribuenti, professionisti, enti impositori).

Il fascicolo informatico

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Con la ricezione del ricorso/appello andata a buon fine e l'iscrizione della causa a RG, il SIGIT crea automaticamente il fascicolo processuale informatico e predispone le cartelle: Ricorrente; Resistente, Ufficio; Altre parti.

Il fascicolo telematico contiene tutti i file relativi agli atti processuali, sia atti depositati dalle parti tramite il PTT che quelli redatti d'ufficio, nonché ricevute PEC e messaggi di sistema. Le parti e i loro difensori potranno liberamente consultarlo, previa registrazione al sistema PTT, utilizzando il servizio "Telecontenzioso" e accedendovi con le medesime credenziali.

Il servizio può essere utilizzato sia per accedere al fascicolo sia per estrarre copie di atti e documenti (con esenzione diritti di copia). I soggetti non registrati, invece, per avere copia degli atti dovranno recarsi in commissione, anche utilizzando il servizio di prenotazione on-line, e pagarei diritti di segreteria.

Nel PTT, all'interno dell'area riservata, l'utente può fruire del servizio di accesso temporaneo al fascicolo informatico: il servizio consente alla parte non ancora costituita la visione dei ricorsi/appelli telematici iscritti a ruolo. L'accesso richiede preventivamente il deposito di una apposita istanza e della procura/nomina, entrambe firmate digitalmente.

Formato degli atti

Per l'invio di ogni singolo documento informatico, la dimensione massima consentita per ciascun file è di 10 MB e, qualora il documento/atto sia superiore alla dimensione massima, sarà necessario suddividerlo in più file.

Il nome del file è libero ma non può superare la lunghezza di 100 caratteri. Per ciascun invio è possibile inserire fino a 50 file, con una dimensione massima complessiva non superiore a 50 MB. È comunque possibile trasmettere ulteriore documentazione attraverso invii successivi.

I formati gestiti dal SIGIT sono: Bitmap Image - (BMP); Email Markup Language - (EML); eXtensible Markup Language - (XML); Graphics Interchange Format - (GIF); Joint Photographic Experts Group - (JPEG); Microsoft Office Excel - (XLS, XLSX); Microsoft Office Word - (DOC, DOCX); Open Document Format - (ODT); Portable Document Format - (PDF); Portable Network Graphics -(PNG); Tagged Image File Format (TIFF).

Il SIGIT sugli atti e documenti trasmessi dal ricorrente e dal resistente, procede al controllo antivirus dei file trasmessi, alla verifica della dimensione dei file trasmessi, alla verifica della validità della firma apposta sui file trasmessi, alla verifica dell'integrità dei file firmati ed al controllo del formato dei file trasmessi.

Conversione file e firma digitale dei documenti

Per la trasmissione degli atti e dei documenti allegati è consigliabile utilizzare il formato PDF/A-1a o PDF/A-1b, come già richiesto per il deposito dell'atto principale. Pertanto, prima di apporre la propria firma digitale sul documento informatico da trasmettere tramite il PTT, sarà necessario convertire e salvare ogni singolo documento nel formato PDF/A, fatta eccezione per le ricevute di PEC in formato EML, utilizzando l'apposita funzione presente nella maggior parte degli editori di testo in commercio (con licenza libera o di tipo proprietario).

L'utilizzo del formato PDF/A permette di superare possibili anomalie che altrimenti verrebbero riscontrate nel corso della trasmissione e, inoltre, garantisce la completa "gestione" e successiva "conservazione" dei documenti informatici inviati.

La firma digitale prevista per il deposito degli atti è di tipo CAdES, che aggiunge l'estensione P7M a quella originaria del file (es. *.pdf.p7m). Oltre alle funzionalità di base della firma del singolo documento, è possibile utilizzare la firma massiva o multipla, per firmare contemporaneamente più documenti. Questa soluzione permette di selezionare un gruppo di documenti o gli stessi presenti all'interno di un'intera cartella e di firmarli con un'unica operazione.

In caso di firma digitale del documento da parte di più soggetti l'estensione P7M è aggiunta al nome del file tante volte quante sono le firme apposte al documento (es *.pdf.p7m.p7m). A proposito del nome del file, si raccomanda di mantenere l'estensione anche nel documento successivamente firmato (es. Ricorso.pdf.p7m, Ricevuta-PEC.eml.p7m).

Le notificazioni

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La procedura di notifica telematica degli atti giudiziari tra le parti è stata modificata, rafforzando il diritto del destinatario a conoscere gli atti che lo riguardano per una piena difesa. Qualora la notifica degli atti non vada a buon fine per mancata indicazione della PEC, non reperibilità della PEC dai pubblici elenchi o per cause imputabili al destinatario, il soggetto notificante ha l'obbligo di effettuare la notifica secondo le procedure previste dall'art. 16 del d.lgs. n. 546/92.

Si ricorre in via residuale al deposito della notifica presso la segreteria della CT nel caso in cui il destinatario non abbia eletto domicilio, non abbia dichiarato la residenza ovvero vi sia incertezza assoluta sul luogo da utilizzare per la notifica.

Notifica via PEC del ricorso

L'indicazione dell'indirizzo di PEC valevole per le comunicazioni e le notificazioni equivale all'indicazione del domicilio digitale eletto (cfr. art. 6 del regolamento n. 163/2013 e art. 16-bis, comma 4, del d.lgs. 546/92). La mancata indicazione dell'indirizzo PEC da parte dei soggetti obbligati nei ricorsi depositati in Commissione tributaria, comporta la sanzione del raddoppio del contributo unificato tributario.

Il ricorso/appello e altri atti possono essere notificati all'Ente impositore tramite PEC, anche nel caso in cui il valore sia ricompreso nel limite del reclamo/mediazione (attualmente 50.000 euro). La PEC/domicilio digitale è quella presente negli elenchi pubblici INI-PEC (professionisti e imprese) e IndicePA (pubbliche amministrazioni).

Una volta effettuata la validazione e trasmesso il ricorso con gli allegati, il sistema rilascia una ricevuta sincrona nella duplice modalità a video sulla postazione personale e tramite PEC. Successivamente, il sistema effettua i controlli automatici (presenza di virus, integrità dei file, ecc.) e ove non si riscontrino anomalie bloccanti iscrive la causa a ruolo comunicando l'esito (RGR/RGA/acquisizione controdeduzione ed altri atti) al ricorrente o al suo difensore, sia nell'area di lavoro personale sia tramite PEC.

Nel caso in cui siano presenti difformità meno gravi (formati non conformi, ecc.) il ricorso viene comunque iscritto a ruolo e viene comunicata alla parte la difformità rilevata. In caso di positiva iscrizione a ruolo del ricorso, la data di deposito è quella certificata dalla ricevuta sincrona.

Le controdeduzioni seguono la medesima procedura di deposito con la sola eccezione del mancato rilascio del numero di RGR/RGA. Una volta che l'ufficio associa la controdeduzione al ricorso/appello, il sistema comunica via PEC l'abbinamento con l'identificativo del numero di RGR/RGA.

Attestazione di conformità

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Il difensore e il dipendente di cui si avvalgono l'ente impositore, l'agente della riscossione e i soggetti iscritti nel citato Albo per la riscossione, al fine del deposito e della notifica con modalità telematiche della copia informatica, anche per immagine, di un atto processuale di parte, di un provvedimento del giudice o di un documento formato su supporto analogico e detenuto in originale o in copia conforme, attestano la conformità della copia ai predetti atti secondo le modalità del Codice dell'amministrazione digitale (d.lgs. n. 82 del 2005).

La copia informatica o cartacea munita dell'attestazione di conformità equivale all'originale o alla copia conforme dell'atto o del provvedimento detenuto ovvero presente nel fascicolo informatico. Nel compimento dell'attestazione di conformità i soggetti assumono a ogni effetto la veste di pubblico ufficiale.

Analogo potere di attestazione di conformità è esteso, anche nel per l'estrazione di copia analogica, agli atti e ai provvedimenti presenti nel fascicolo informatico, formato dalla segreteria della Commissione tributaria, o trasmessi in allegato alle comunicazioni telematiche dell'ufficio di segreteria.

La copia con l'attestazione di conformità all'originale di atti e provvedimenti, presenti nel fascicolo informatico o trasmessi in allegato alle comunicazioni telematiche dell'ufficio di segreteria, equivalgono all'originale anche se privi dell'attestazione di conformità all'originale da parte dell'ufficio di segreteria.

Le comunicazioni

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La comunicazione ricevuta da almeno uno dei difensori della parte s'intende comunque perfezionata. Se nel mandato vi sono più difensori, la comunicazione effettuata via PEC si intende perfezionata quando sia stata ricevuta da almeno uno di essi: la modifica è diretta a non aggravare l'ufficio di segreteria a porre in essere numerosi invii di comunicazione che non si perfezionano per cause imputabili al destinatario.

Pertanto non si applica la procedura del deposito della comunicazione presso la segreteria prevista dal comma 2 dell'articolo 16-bis del d.lgs. n. 546/92. La questione assume rilievo nei casi degli artt. 31 (la segreteria dà comunicazione alle parti costituite della data di trattazione) e 37 (il dispositivo della sentenza è comunicato alle parti costituite entro dieci giorni dal deposito).