Coronavirus: come fare le udienze a distanza

Annamaria Villafrate | 25 mar 2020

Ecco le indicazioni per lo svolgimento delle udienze civili e penali a distanza con Microsoft teams e Skype for Business

di Annamaria Villafrate - Il protocollo del 14 marzo (sotto allegato), sottoscritto dall'Ordine degli Avvocati di Milano, dalla Camera penale e dal Tribunale, detta le regole per procedere alle udienze penali a distanza attraverso la piattaforma Microsoft Teams. Per quanto riguarda le udienze civili, a fornire importantissime indicazioni sono l'Aiga, con un Tutorial molto dettagliato (sotto allegato) e il Consiglio dell'Ordine degli avvocati di Venezia che fornisce due importanti documenti (sotto allegati), che spiegano in pochi e semplici passaggi come accedere a Skype for Business e Microsoft Teams (sotto allegati) per lo svolgimento delle udienze civili.

Udienze penali a distanza: protocollo di Milano 14 marzo 2020
Come fare le udienze civili con Skype for Business
Come partecipare a videochiamata con Teams
Come fare le udienze civili con Microsoft Teams

Udienze penali a distanza: protocollo di Milano 14 marzo 2020

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Diramato il protocollo del 14 marzo 2020 sottoscritto dalla Procura delle Repubblica, l'Ordine degli avvocati e la Camera penale, con le indicazioni necessarie per svolgere le udienze penali in modalità videoconferenza, al fine di evitare i contatti fisici in questo periodo di emergenza Coronavirus.

La piattaforma scelta per la videoconferenza è Microsoft Teams, applicabile alle udienze di convalida e alla contestuale celebrazione del giudizio direttissimo alternativo (patteggiamento abbreviato semplice non condizionato).

I giudizi che proseguono con rito alternativo, come il patteggiamento

o abbreviato semplice non condizionato in data diversa per il termine a difesa, seguono le modalità telematiche della convalida se vengono adottate misure di custodia. Il Giudice in questi casi da atto che l'imputato prende parte all'udienza dalla Casa circondariale o, in caso di arresti domiciliari, dal luogo in cui ha preso parte all'udienza di convalida, in cui deve recarsi con o senza scorta.

Il procedimento ha inizio con la trasmissione al P.M, da parte della polizia giudiziaria che ha effettuato l'arresto, degli atti, che in seguito vengono trasmessi anche al difensore via e-mail o via pec. Il materiale viene caricato su un portale dedicato agli atti urgenti in formato pdf.

La cancelleria provvede quindi alla creazione del fascicolo digitale con tutti gli atti scansionati e il verbale d'arresto. Il giudice a questo punto si collega con le parti e concede un'ora di tempo all'avvocato per leggere gli atti. Trascorso questo tempo l'udienza di convalida o la direttissima ha inizio.

Come fare le udienze civili con Skype for Business

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L'ordine degli Avvocati di Venezia fornisce le istruzioni per partecipare alle udienze con Skype for Business. Ecco in sintesi i passaggi da rispettare:

il magistrato invia a coloro che devono prendere parte all'udienza una e-mail (non Pec) con un link;
i partecipanti invitati devono cliccare sul link "Collegamento alla riunione";
cliccando sul link si apre la finestra di Skype for business. Cliccare su "Partecipa con Skype for Business";
a questo punto si apre una nuova finestra per procedere all'installazione di Skype for Business;
il programma chiede di inserire le credenziali dell'account Microsoft (chi non ne possiede uno può crearlo facilmente e gratuitamente con un indirizzo e-mail);
eseguiti questi passaggi appare la schermata della conversazione in cui è possibile compiere le seguenti operazioni: attivare e disattivare il microfono, attivare e disattivare la telecamera, condividere lo schermo e uscire dalla conversazione.

Come partecipare a videochiamata con Teams

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Chi vuole prendere parte all'udienza attraverso lo strumento della video chiamata Microsoft Teams deve presentare un'istanza apposita con il deposito a PTC, almeno 5 giorni lavorativi anteriori alla data d'udienza. Nella nota di deposito è necessario indicare l'indirizzo e-mail (No pec) per ricevere l'invito da parte del magistrato e un numero di cellulare per eventuali comunicazioni. Nel momento in cui il sistema chiede "il nome" del partecipante per prendere parte all'udienza, si consiglia di indicare il numero di ruolo del procedimento, per consentire al magistrato d'individuare più facilmente i partecipanti.

Come fare le udienze civili con Microsoft Teams

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L'Ordine degli Avvocati di Venezia fornisce in modo molto schematico, ma chiarissimo i passaggi da seguire per poter prendere parte all'udienza attraverso lo strumento Microsoft Teams, compatibile con postazioni fisse munite di cuffie e webcam. Sia che si utilizzi questo strumento da pc fisso che dallo smartphone il sistema predilige Google Chrome. Microsoft Teams è compatibile con i dispositivi mobili Android e Ios.

Ecco i passaggi da rispettare:

Il giudice invia ai soggetti che devono prendere parte all'udienza una e-mail contenente il link per partecipare, riportante la scritta: "Join Microsoft Teams Meeting";
cliccando sul link si apre la finestra di Microsoft Teams. Cliccare su "Apri Microsoft Teams".

A questo punto il sistema offre tre opzioni:

si apre una finestra in cui occorre inserire nella casella apposita il nome e poi cliccare su "partecipa ora". Attendere di essere ammessi alla riunione.
Se invece di cliccare su "Apri Microsoft Teams" si clicca su "Annulla" si apre una schermata che ci offre due opzioni "Scarica l'app di Windows" oppure "Partecipa sul web". Cliccando su quest'ultima casella si apre una schermata che richiede d'inserire i propri dati dell'account Microsoft (se se ne possiede uno) o di crearne uno gratuitamente. Chi ne ha già uno, dopo aver inserito i propri dati (username e password) si troverà davanti una schermata che chiede l'accesso al microfono e alla webcam. Consentire l'accesso. Si aprirà la finestra di conversazione. Cliccare su "Partecipa ora". Attendere di essere ammessi alla conversazione dall'organizzatore.
Cliccando su "Annulla" invece che su "Apri Microsoft Teams" ci viene offerta l'opzione "Scarica l'app di Windows". Cliccando, parte immediatamente il programma d'installazione. Concluso il download, installare Teams, cliccando sul programma di installazione. Una volta installato il programma, cliccare su "Avvialo ora". Anche in questo caso si apre la schermata di Microsoft Teams che invita a partecipare alla riunione. Aspettare di essere ammessi alla riunione.

Dopo la verifica da parte del giudice della regolare costituzione delle parti, con decreto motivato attesta che per l'emergenza sanitaria Coronavirus si procede a distanza per ragioni di sicurezza.