Prof. Raffaele Manzoni - Come è noto, con la direttiva del Ministro per la pubblica amministrazione (PA) e la sem-plificazione n. 14 del 22.122011, sono state fornite indicazioni operative per l'applicazione delle nuove disposizioni in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive introdotte  dall'art. 15 della legge 12 novembre 2011, n. 183 a  modifica del DPR 28 dicembre 2000 n. 445. Le nuove norme hanno come obiettivo la completa "de-certificazione" del rapporto tra Pubblica amministrazione e cittadini e operano nel solco tracciato dal citato Testo unico, dove era già previsto che nessuna amministrazione potesse richiedere atti o certificati contenenti informazioni già in possesso della PA.
Di seguito si riassumono le  principali novità:
1) le certificazioni rilasciate dalle Pa in ordine a stati, qualità personali e fatti sono valide e utilizzabili solo nei rapporti tra privati.
Nei rapporti con gli organi della Pubblica Amministrazione e i gestori di pubblici servizi, tali certificati sono sempre sostituiti dalle dichiarazioni sostitutive di certificazione o dell'atto di notorietà. Dal 1° gennaio 2012 le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi non potranno più accettarli né richiederli: la richiesta e l'accettazione dei certificati costituiscono violazione dei doveri d'ufficio.
   Si evidenzia che, ai sensi dell'art. 46 del testo unico, sono comprovati con dichiarazioni, anche contestuali all'istanza, sottoscritte dall'interessato e prodotte in sostituzione delle normali certificazioni, i seguenti stati, qualità personali e fatti:
a) data e il luogo di nascita;
b) residenza;
c) cittadinanza;
d) godimento dei diritti civili e politici;
e) stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
f) stato di famiglia;
g) esistenza in vita;
h) nascita del figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente;
i) iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;
l) appartenenza a ordini professionali;
m) titolo di studio, esami sostenuti;
n) qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;
o) situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;
p) assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corri-sposto;
q) possesso e numero del codice fiscale
, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria;
r) stato di disoccupazione;
s) qualità di pensionato e categoria di pensione;
t) qualità di studente;
u) qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
v) iscrizione presso associazioni
o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
z) tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio;
aa) di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l'applicazione di misure di sicurezza e di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa;
bb) di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;
bb-bis) di non essere l'ente destinatario di provvedimenti giudiziari che applicano le san-zioni amministrative di cui al decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231;
cc) qualità di vivenza a carico;
dd) tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile;
ee) di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.

Per quanto riguarda, invece, le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà (art. 47 del testo unico), occorre ricordare che l'atto di notorietà (o atto notorio) è l'atto pubblico con il quale una persona rende una dichiarazione in presenza di più testimoni in merito ad uno o più fatti notoriamente conosciuti da tali persone. In quanto atto pubblico, l'atto di notorietà fa prova legale su quanto dichiarato davanti al funzionario pubblico o al privato esercente una funzione pubblica che lo riceve.  Non fa, invece, prova legale dell'esistenza di fatti giuridici connessi al contenuto delle dichiarazioni, ma solo della loro notorietà.   L'art. 4 della legge n. 15 del 4.1.1968 introdusse la possibilità di sostituire l'atto di notorietà con una dichiarazione sostitutiva. Tale possibilità è stata ampliata dall'art. 47 del DPR 445/2000. Le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà devono  riguardare stati, qualità personali o fatti che siano a diretta conoscenza dell'interessato. Le  dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da presentare agli organi dell' amministrazione pubblica o ai gestori o esercenti di pubblici servizi, sono sottoscritte dall'interessato in presenza del dipendente addetto ovvero sottoscritte e presentate unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore. La copia fotostatica del documento è inserita nel fascicolo. Le istanze e le dichiarazioni inviate per via telematica sono valide se effettuate secondo quanto previsto dall'articolo 65 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.  La dichiarazione resa nell'interesse proprio del dichiarante può riguardare anche stati, qualità personali e fatti relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza.  I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione tramite fax, o con altro mezzo telematico o informatico idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale.

2) i certificati dovranno riportare, a pena di nullità, la frase: " il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pub-blici servizi". Le amministrazioni dovranno adottare le misure organizzative necessarie per evitare che, dal 1° gennaio 2012, siano prodotte certificazioni nulle per l'assenza della predetta dicitura; inoltre il rilascio di certificati che siano privi della dicitura citata costituisce violazione dei doveri d'ufficio;
3) le amministrazioni sono tenute a individuare un ufficio responsabile per tutte le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l'accesso diretto agli stessi da parte delle amministrazioni procedenti; tale adempimento risulta indispensabile, anche per consentire "idonei controlli, anche a campione" delle dichiarazioni sostitutive, a norma dell'articolo 71 del Testo Unico in materia di documentazione amministrativa;
4) le amministrazioni devono individuare e rendere note, attraverso la pubblicazione sul proprio sito istituzionale, le misure organizzative adottate per l'efficiente, efficace e tempestiva acquisizione d'ufficio dei dati e per l'effettuazione dei controlli medesimi, nonché le modalità per la loro esecuzione;
5) la mancata risposta alle richieste di controllo entro trenta giorni costituisce violazione dei doveri d'ufficio e viene in ogni caso presa in considerazione ai fini della misurazione e della valutazione della performance individuale dei responsabili dell'omissione;
6) le pubbliche amministrazioni possono acquisire senza oneri le informazioni necessarie per effettuare i controlli sulla veridicità delle dichiarazioni e per l'acquisizione d'ufficio, con qualunque mezzo idoneo ad assicurare la certezza della loro fonte di provenienza.
Per lo scambio dei dati per via telematica le amministrazioni dovranno operare secondo quanto previsto dall'articolo 58, comma 2 del vigente Codice dell'amministrazione sulla base delle linee guida redatte da DigitPA, (consultabili sul sito istituzionale di DIGITPA), attraverso apposite convenzioni aperte all'adesione di tutte le amministrazioni interessate e volte a disciplinare le modalità di accesso ai dati da parte delle stesse amministrazioni procedenti, senza oneri a loro carico. Nelle more della predisposizione e della sottoscrizione di tali convenzioni, le amministrazioni titolari di banche dati accessibili per via telematica dovranno comunque rispondere alle richieste di informazioni ai sensi dell' articolo 43 del Testo unico sulla documentazione amministrativa.
Nel contesto di questa normativa il  Dipartimento per la Funzione Pubblica, cui compete la verifica ed il monitoraggio dell'osservanza delle nuove disposizioni, con la circolare n. 3364 del 7.12.2012, ha fornito ulteriori chiarimenti alle istituzioni scolastiche, per il tramite delle direzioni scolastiche regionali, in merito alle problematiche di seguito riportate e dispiegate sotto la forma di risposta a domanda da parte del competente Dipartimento. 
Certì?cati di servizio
 D. Numerosi dirigenti amministrativi e docenti chiedono se, a seguito dell'entrata in vigore delle norme indicate in oggetto, possano essere rilasciati certificati di servizio oppure se gli stessi debbano essere sostituiti da autocertificazioni.
R. Lo stato di servizio (ossia la dichiarazione avente ad oggetto i contenuti dello stato matricolare e le altre informazioni concernenti l'attività lavorativa del dipendente) può essere attestato dall'interessato alla pubblica amministrazione con dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà di cui all'art. 47 del DPR n. 445 del 2000. La pubblica amministrazione, comunque, non può mai ri?utarsi di rilasciare un certificato e, pertanto, nel caso in cui un dipendente richieda all'Amministrazione un certificato del servizio prestato, tale certificato deve essere rilasciato esclusivamente con la dicitura di cui all'art. 40, comma 2 del DPR n. 445 del 2000 "il presente certi?cato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione privati ai gestori di pubblici servizi".

Certi?catì di frequenza
D. Gli addetti alle segreterie di alcuni istituti scolastici chiedono se, anche dopo l'entrata in vigore della legge emarginata in oggetto, possano essere rilasciati certificati di frequenza per gli alunni.
R. Le  Pubbliche Amministrazioni devono sempre accettare dai cittadini le autocerti?cazioni e non possono richiedere al privato il certificato rilasciato da un'altra Amministrazione. Tale principio di carattere generale  che incontra le sole deroghe espressamente previste dallo stesso DPR n. 445 del 2000 o da norme speciali - si applica anche nel caso dei certificati di frequenza. Detti certificati, pertanto, andranno acquisiti d'uf?cio. Nel caso in cui, comunque, venga richiesto, il certificato di frequenza degli alunni può essere rilasciato dalla Pubblica Amministrazione all'interessato esclusivamente con la dicitura di cui all'art. 40, comma 02 del DPR n. 445 del 2000 "il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi".

Nulla osta al trasferimento di un alunno
 D. Sono pervenuti alcuni quesiti in merito all' impatto delle norme in oggetto sul rilascio dei nulla osta per il trasferimento di un alunno. In particolare, alcuni circoli didattici hanno segnalato che l'Uf?cio Scolastico Regionale per la Lombardia ha diramato una circolare (Prot. n. MIUR AOODRLO R.U. 448 del 19.01.2012) con la quale si specifica, tra l'altro, che il c.d. nulla osta al trasferimento di alunni rientra nel campo d'applicazione delle norme in esame e, pertanto, deve essere acquisito d'ufficio.
R. Il  nulla osta al trasferimento di un alunno non ha  natura certificativa ma autorizzatoria e, dunque, non rientra nel campo d'applicazione della normativa in oggetto. Il  nulla osta, infatti, è una dichiarazione scritta, rilasciata dalla competente autorità amministrativa su richiesta dell'interessato, che attesta l'esistenza  di certi presupposti e quindi l'inesistenza  di contrarietà o impedimenti allo svolgimento dell'attività che l'interessato si prefigge di compiere e, pertanto, non ha natura meramente certi?cativa.

Certificati di servizio rilasciati da istituti non paritari
D. È pervenuta una richiesta di chiarimenti in ordine alla certificazione del servizio prestato presso una scuola non paritaria, ai ?ni della compilazione degli elenchi per le graduatorie d'istituto di III fascia.
R. Per quanto di competenza, si evidenzia che il cittadino può presentare ad una pubblica amministrazione una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà attestante il servizio prestato sia presso una scuola privata e paritaria, sia presso una scuola privata e non paritaria. L'art. 47, comma 3, del DPR 445 del 2000, infatti, prevede che "Fatte salve le eccezioni espressamente previste per legge, nei rapporti con  la pubblica amministrazione e con i concessionari di pubblici servizi, tutti gli stati, le qualità personali ed i fatti  non espressamente indicati nell'art. 46 sono comprovati dall' interessato mediante la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà".
Ciò significa, dunque, che con la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà possono essere attestati tutti i fatti, le qualità personali e gli stati a conoscenza del diretto interessato, che non rientrano nell'elenco dei dati autocertificabili  con dichiarazione sostitutiva di certi?cazione.

Certi?cati sostitutivi del diploma di licenza
D. Un istituto chiede indicazioni circa le modalità di rilascio del certificato sostitutivo del diploma di licenza media alla luce della novella contenuta nella legge.
R. Si ritiene che il certificato sostitutivo del diploma di licenza debba essere rilasciato senza la dicitura prevista dal comma 2 dell'art. 40, DPR n. 445 del 2000 "il presente certi?cato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi", poiché esso ha la precipua funzione di sostituire un documento smarrito (diploma) che, come già evidenziato, va rilasciato senza la predetta dicitura.

Accertamento della veridicità dei fatti attestati mediante dichiarazioni sostitutive
D. Alcuni dirigenti amministrativi chiedono all'Uf?cio chiarimenti in ordine alle modalità da seguire nella verifica della veridicità di quanto dichiarato mediante autocerti?cazioni.
R. Si  rileva che ai sensi dell'art. 43 comma 5 del DRP 28 dicembre 2000, n.445, in tutti i casi in cui l'amministrazione procedente acquisisce direttamente informazioni relative a stati, qualità personali e fatti presso l'amministrazione competente per la loro ccrti?cazione, il rilascio e l'acquisizione del certificato non sono necessari e le suddette informazioni sono acquisite, senza oneri, con qualunque mezzo idoneo ad assicurare la certezza della loro fonte di provenienza (ad esempio, posta elettronica,PEC, fax ecc.).

Libretto di frequenza degli studenti costretti a continui spostamenti
D. L'Ufficio Scolastico Regionale della Lombardia chiede se la dicitura prevista dal com-ma 02 del DPR n. 445/2000 debba essere apposta sul libretto utilizzato per la verifica della frequenza, ai ?ni dell'assolvimento dell'obbligo scolastico, da parte di studenti costretti a continui spostamenti.
R. Si ritiene che tale libretto non possa essere considerato un certificato, poiché non vi è nessuna disposizione di legge che riconosca esplicitamente a tale libretto valore certificativo. Il mero riferimento a tale libretto in accordi, convenzioni, ecc., non comporta l'automatico riconoscimento della funzione certi?cativa;  il libretto in questione appare funzionale alla ricostruzione del percorso scolastico dello studente ma non attesta l'assolvimento dell'obbligo  scolastico. Ed infatti, l'assolvimento di tale obbligo viene accertato dai competenti uffici scolastici sulla base di approfondite indagini; eventuali documenti/attestati vengono rilasciati dalle istituzioni scolastiche solo dopo lo svolgimento di appositi approfondimenti e non solo sulla base di quanto dichiarato nel citato libretto. Di conseguenza, sul libretto in questione non andrà apposta la dicitura prevista dall'art. 17 della legge n. 183/2011, poiché trattasi di un documento non avente valore certificativo.

Diplomi conseguiti al termine di un corso di studi
D- Sono pervenute numerose segnalazioni in merito all'apposizione della dicitura prevista dal comma 2 dell'art. 40, DPR 28 dicembre 2000, n. 445 sui diplomi conseguiti al termine di un corso di studio o ai titoli di abilitazione conseguiti al termine di un corso di formazione.
R. Si rileva che i diplomi conseguiti al termine di un corso di studio o i titoli di abilitazione conseguiti al termine di un corso di formazione, ai sensi dell'art. 42, DPR 28 dicembre 2000, n.445, non sono certificati. Pertanto, gli stessi devono essere rilasciati in originale privi della dicitura prevista dal comma 02 dell'art. 40, DPR n. 445 del 2000, la quale va invece apposta sulla relativa certificazione.

Certi?cati di frequenza del corso di preparazione per il conseguimento dell' idoneità alla guida del ciclomotore
D. Un istituto ha chiesto chiarimenti in ordine al rilascio del certi?cato di frequenza del corso, organizzato dalla scuola, di preparazione alla prova di controllo delle cognizioni per il conseguimento del certificato di idoneità alla guida del ciclomotore. Inoltre, il segnalante ha rilevato che gli uffici della Motorizzazione non accettano le autocertificazioni relative alla frequenza del corso.
R. Si ritiene opportuno un approfondimento da parte degli uffici competenti del MIUR e della Motorizzazione Civile.

Pagelle e certi?cati attestanti l'acquisizione delle competenze
D. Alcuni dirigenti scolastici hanno chiesto chiarimenti in relazione all' apposizione della prescritta dicitura "il presente certi?cato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi" sulle pagelle rilasciate al termine dell'anno scolastico, nonché sulla certificazione delle competenze, che viene rilasciata al termine della Primaria, della Secondaria di 1° grado e alla fine dell'obbligo scolastico al ?ne di attestare la padronanza delle conoscenze acquisite dagli studenti.
R. Si ritiene opportuno un approfondimento da parte degli uffici competenti del MIUR.

Apposizione di marche da bollo sui certi?cati rilasciati dagli uf?ci del MIUR
D. Numerosi istituti chiedono su quali certificati debbano essere apposte le marche da bollo, a seguito dell'entrata in vigore delle disposizioni in oggetto.
R. Per  quanto di competenza, ritiene che gli interventi in materia di sempli?cazione amministrativa nulla abbiano mutato in ordine all'imposta di bollo. In ogni caso, appare necessario un confronto con gli uffici dell'Agenzia delle Entrate.

Prof. Raffaele Manzoni
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Sito internet: www.raffaelemanzoni.com
e-mail: raffaele.manzoni@libero.it
tel 3392749936 - 0815608470
Pubblicazione in vendita: "Il Vademecum del personale supplente"
Riferimento sito: www.raffaelemanzoni.com

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