Una volta cessato il rapporto di lavoro, il datore ha l'obbligo di disattivare e cancellare l'account di posta elettronica aziendale dell'ex dipendente e non può limitarsi soltanto ad impostare un indirizzamento automatico verso un altro indirizzo di posta aziendale.
E' quanto spiega la Fondazione Studi Consulenti del Lavoro con il parere n. 4 del 2 dicembre 2015 in cui si analizza la posizione assunta in merito dal Garante della Privacy.
Quando cessa il rapporto di lavoro dunque, bisogna prima disattivare l'account di posta del lavoratore informando i terzi con sistemi automatici che l'account è stato disattivato e fornendo i nuovi recapiti di posta elettronica a cui indirizzare le nuove comunicazioni dirette all'azienda. Si deve poi cancellare l'account non essendo consentito mantenerlo giacché come chiarisce il Garante il trattamento risulterebbe illecito per violazione degli artt. 11, comma 1, lett. a) e b), e 13 del Codice.
Solo così è possibile contemperare "l'interesse del datore ad accedere alle informazioni necessarie per la gestione della propria attività" con "la legittima aspettativa di riservatezza sulla corrispondenza da parte di dipendenti/collaboratori nonché dei terzi".
Se l'account è solo disattivato e non cancellato l'azienda dispone ancora dei dati relativi alla posta elettronica già acquisiti e si verifica dunque un ulteriore trattamento dei dati che non è consentito "fatta salva la conservazione per esclusiva finalità di tutela dei diritti in sede giudiziaria, nei limiti posti dall'art. 160, comma 6, del Codice, in base al quale la validità, l'efficacia e l'utilizzabilità di atti, documenti e provvedimenti nel procedimento giudiziario basati sul trattamento di dati personali, ancorché non conforme a disposizioni di legge o di regolamento, restano disciplinate dalle pertinenti disposizioni processuali nella materia civile e penale".
Insomma come si legge nel parere della Fondazione, in assenza di una specifica 'policy' aziendale "si
consolida in capo al lavoratore una legittima aspettativa di confidenzialità rispetto ad alcune forme di comunicazione".