Cos'è la data certa
La normativa sulla data certa
Nel dettaglio, è l'articolo 2704 del codice civile che afferma che la data della scrittura privata la cui sottoscrizione non sia stata autenticata non è in generale certa e computabile riguardo ai terzi.
Essa lo diviene, infatti, solo in determinati casi, ovverosia, innanzitutto, dal giorno in cui la scrittura è stata registrata o da quello della morte o della sopravvenuta impossibilità fisica del sottoscrittore.
La certezza di un documento nei confronti dei terzi può subentrare poi il giorno in cui il contenuto della scrittura è riprodotto in atti pubblici o da quello in cui si verifica un altro fatto che stabilisca in modo egualmente certo l'anteriorità della formazione del documento.
Particolare è il caso in cui la scrittura privata contenga dichiarazioni unilaterali che non sono destinate a una persona determinata: in tal caso il codice prevede che la sua data può essere accertata con qualsiasi mezzo di prova.
Data certa con notaio
Lasciando da parte il caso di decesso o della sopravvenuta impossibilità di uno dei sottoscrittori, il primo modo per dare data certa a un documento è quello di recarsi presso un notaio e chiedere che le firme apposte su di esso vengano autenticate.
Il notaio, infatti, in tal modo redige sul documento la dichiarazione di autenticità delle firme, apponendo timbro, firma e anche data.
In alternativa, si potrà chiedere al notaio di ricevere in custodia il documento presso il suo studio. In tal modo, la data certa risulterà dal verbale di deposito con il quale il notaio dà atto del deposito stesso e della data in cui è avvenuto.
Data certa mediante registrazione
Un ulteriore metodo per dare data certa a un determinato documento è quello di registrarlo, recandosi presso gli uffici del registro con tutta la documentazione richiesta per il servizio e pagando la relativa imposta che è, in misura fissa, pari a 200 euro.
L'Agenzia delle entrate, in sostanza, appone un timbro sul documento dal quale risultano tutti gli estremi della registrazione, compresa quindi anche la data.
Data certa attraverso il servizio postale
Con una locuzione generica, il primo comma dell'articolo 2704 c.c. afferma, come visto, che la data di una scrittura non autenticata può divenire certa anche in forza di qualsiasi fatto che stabilisca in modo egualmente certo l'anteriorità della formazione del documento.
Sebbene quindi dal 1° aprile 2016 Poste Italiane non eroghi più il servizio "Data Certa", è comunque possibile piegare il documento in tre parti di modo che assuma un formato idoneo alla spedizione, spillarlo ai lati e portarlo all'ufficio postale per la spedizione raccomandata. In tal modo, infatti, l'ufficio postale incollerà direttamente sul documento il bollo adesivo utilizzato per le raccomandate (e generalmente apposto sulla busta), sul quale è indicata anche la data della consegna dello stesso all'ufficio per la spedizione, che varrà come data certa. Se l'interesse ad attribuire la data certa è di una sola delle parti che hanno sottoscritto il documento, la stessa potrà tranquillamente utilizzare tale metodo indirizzando la spedizione presso la propria abitazione.
Se si intende avvalersi del servizio postale per attribuire la data certa a un documento, è imprescindibile non inserirlo in una busta ma attenersi a quanto detto sopra, in quanto se l'adesivo è apposto su un foglio non coincidente con quello in cui è riportata la scrittura lo stesso non è idoneo ad attribuire a quest'ultima certezza giuridica.
Resta comunque fermo il fatto che si tratta di una soluzione che si presta a qualche obiezione, perché in tal modo è anche possibile spedire un foglio bianco e riempirlo di contenuti solo successivamente, in una data diversa da quella che si è tentato di rendere "certa".
Data certa tramite pec
Un ultimo strumento utile per dotare un documento di data certa è quello di inviarlo tramite p.e.c.: la certezza della data, in tal caso, è data dalle ricevute di consegna e di accettazione del messaggio di posta elettronica certificata, da conservare non solo in maniera cartacea, ma anche in maniera digitale.
Per essere ancora più sicuri, è possibile, in aggiunta, sottoscrivere il documento digitalmente, apponendo in tal modo su di esso una marca temporale che rende la data indubitabilmente certa.