di Redazione - Segretaria sempre più virtuale e non in carne ed ossa. È quanto sostiene uno studio di Zeuner, call center di Seveso nell'hinterland milanese, che afferma come la "virtual assistant", nata negli Usa negli anni '90 e sbarcata in Italia all'inizio del 2000, si sta sempre più affermando.

La virtual assistant per professionisti e imprese

Sono tante le doti richieste oggi ad una segretaria il cui ruolo di front office è sempre più decisivo per professionisti e pmi. Flessibilità, lavoro agile e competenze di comunicazione e marketing sono solo alcune delle skills richieste per ricoprire tale funzione. È per questo motivo che, secondo Zeuner, si ricorre sempre più alla virtual assistant che fornisce un servizio in nome e per conto dell'utente e che può ottimizzare le risorse, supportando la segreteria esistente o sostituendola.

Del resto, in linea con modalità sempre più agili di lavoro, abbracciate, secondo la ricerca dell'Osservatorio del Politecnico di Milano, da oltre 250mila professionisti "smart".

La virtual assistant, afferma infatti a Labitalia l'ad di Zeuner, Marco Carloni, "è coerente con il nuovo contesto del mondo del lavoro, consente alta flessibilità e si può attivare in diverse fasce orarie quando necessario". La reperibilità, inoltre, "è assoluta – spiega - perché se l'utente è impegnato o altro personale non può rispondere, viene attuata la deviazione di chiamata".

Segretaria virtuale: vantaggi e criticità

Uno dei maggiori vantaggi del ricorso alla virtual assistant, spiega ancora l'ad di Zeuner, è "l'ottimizzazione del personale con lo snellimento dell'organico e dei costi". Senza contare che "non ci si deve più preoccupare se la segretaria si assenta per malattia o ferie". Inoltre, l'uso della segreteria a distanza, rincara il presidente di Zeuner, Vittorio Figini, "asseconda i requisiti organizzativi e gestionali necessari per essere competitivi – potendo ad esempio - essere uno strumento di marketing, per fissare appuntamenti, fornire comunicazioni e informazioni, raccogliere adesioni per eventi gestendo calendari delle presenze e dando informazioni sulle strutture ricettive".

Rimane ancora una grossa criticità nell'utilizzo di una segreteria virtuale, e cioè il modo in cui viene percepita la voce "registrata" da parte degli utenti che ritenendola troppo impersonale riagganciano. Ma anche su questo si sta lavorando, cercando di superare la problematica mediante l'utilizzo di operatori specializzati con funzione di segreteria virtuale fornite dal call center.