di Annamaria Villafrate - La certificazione ISO 9001 arriva anche negli studi legali, per migliorarne l'efficienza organizzativa. La realtà italiana, fatta perlopiù di piccoli studi professionali, rappresenta ancora un modello tuttavia in cui la certificazione non trova un largo impiego e l'interesse ad ottenerla è sopratutto degli studi legali più grandi, con una vocazione imprenditoriale delle proprie attività o che operano in settori che sempre più spesso richiedono questo tipo di attestazione di qualità gestionale.

Fatta questa premessa vediamo che cos'è la certificazione, quanto tempo occorre per ottenerla, i costi e quali vantaggi può portare a uno studio legale:

• Cos'è la certificazione ISO 9001
• Quanto dura la certificazione
• Tipi di certificazione per chi opera nel settore legale
• Perché è utile la certificazione ISO
• Quali studi legali dovrebbero avere la certificazione
• Quanto tempo occorre per ottenere la certificazione
• Quanto costa la certificazione

Cos'è la certificazione ISO 9001

La certificazione ISO 9001 (aggiornata nel 2015) attesta che un'impresa, che nel caso dello studio legale, si occupa di erogare servizi di assistenza e di consulenza, mette in atto un sistema di gestione delle proprie risorse che è conforme alla normativa tecnica internazionale.

ISO infatti significa International Standardization Organization, ed è una organizzazione internazionale appunto che delinea i criteri di tipo organizzativo applicabili a ogni settore economico.

Da precisare che la certificazione non è obbligatoria, si tratta infatti di un'attestazione i cui benefici sono però misurabili in termini di competitività.

Per ottenerla ci si deve rivolgere agli organismi di certificazione abilitati al rilascio, legalmente costituiti.

Quanto dura la certificazione

La certificazione ISO ha una durata triennale ed è rinnovabile.

In ogni caso il certificatore procederà annualmente a delle verifiche finalizzate a controllare cosa è stato rispettato, cosa no e ad apportare i necessari miglioramenti attraverso l'adozione di nuove metodologie. In questo modo, grazie anche alla partecipazione alle verifiche periodiche del responsabile del sistema di gestione, il modello verrà continuamente aggiornato e migliorato, al fine di renderlo sempre più efficiente.

Tipi di certificazione per chi opera nel settore legale

Nel settore legale la certificazione è principalmente di due tipi:

• c'è quella relativa alle competenze del singolo avvocato, che quindi non è solo un legale, ma alla sua professionalità di base ne aggiunge una di tipo più manageriale o di DPO (data Protection Officer o Responsabile della protezione dati, figura prevista dal DGPR 2016/679);
• e poi c'è la certificazione di sistema, che invece coinvolge l'organizzazione dell'intero studio legale che così può sviluppare un modello organizzativo rispettoso dello standard di eccellenza. ASLA (Associazione studi legali associati), in collaborazione con UNI (l'ente italiano di normazione) a tale fine ha elaborato una prassi di riferimento specifica per gli studi legali, data la difficoltà ad applicare rigidamente lo schema previsto dalla ISO 9001.

Perché è utile la certificazione ISO

La certificazione comporta l'adozione di un modello organizzativo che prevede la codificazione dei modi in cui in servizio dello studio legale viene erogato e la successiva verifica della corretta applicazione e dei risultati ottenuti. In questo modo lo studio ha a disposizione uno strumento grazie al quale è possibile rilevare pregi e difetti dell'organizzazione e apportare i miglioramenti necessari.

Grazie alla certificazione è possibile, attraverso l'analisi minuziosa delle procedure normalmente adottate per seguire una pratica, rendersi conto se ci sono degli aspetti da migliorare, dei passaggi inutili da eliminare, a tutto vantaggio delle pratiche e del lavoro che si deve svolgere quotidianamente in uno studio. La revisione del modello organizzativo infatti serve anche a garantire una migliore distribuzione del lavoro tra le varie risorse dello studio per migliorare l'attività di rappresentanza e di assistenza da compiere per il cliente.

La codifica dei processi oggi abbraccia anche la comunicazione dello studio, che avviene principalmente attraverso il sito internet dello studio e i social, ambiti a cui occorre prestare un'attenzione crescente. La certificazione ISO 9001 interessa quindi gli studi legali che vogliono ottenere l'eccellenza nell'organizzazione della loro attività. La norma ISO 9001, infatti è riconosciuta a livello mondiale la norma migliore per quanto riguarda l'efficienza organizzativa.

Quali studi legali dovrebbero avere la certificazione

Gli avvocati maggiormente interessati a ottenere la certificazione ISO sono soprattutto quelli che operano in settori specifici o che hanno clienti che, per il tipo di attività svolta, la richiedono.

Si tratta in sostanza di studi in cui non si svolge solo ed esclusivamente l'attività libero professionale pura, ma che presenta anche aspetti di natura imprenditoriale. Da qui una maggiore complessità e quindi la necessità di dotarsi di un'organizzazione più efficiente ed evoluta.

Quanto tempo occorre per ottenere la certificazione

I tempi medi per ottenere la certificazione ISO variano naturalmente in base alla complessità sello studio e delle attività da svolgere. Il processo si compone di diverse fasi, dall'analisi della situazione organizzativa iniziale, alla scelta del soggetto competente al rilascio della certificazione fino ad arrivare all'audit, fase di "ascolto"necessaria per comprendere se vengono rispettate le procedure, se sono ben divisi i ruoli e i rispettivi compiti e se gli obiettivi sono gestiti e perseguiti nella maniera corretta, non solo per adempiere agli obblighi normativi previsti per il settore di riferimento, ma anche ai fini, appunto, della certificazione. In ogni caso il processo difficilmente ha un durata inferiore ai sei mesi.

Quanto costa la certificazione

Come per il tempo necessario a ottenere la certificazione ISO, non è possibile fornire una risposta univoca, perché più complessa è la struttura più elevato è il costo, sul quale incide anche la durata della consulenza. Il costo in ogni caso difficilmente è inferiore ai 10 mila euro, anche perché si deve tenere conto della retribuzione riconosciuta al riferente e al tempo necessario a sviluppare il nuovo modello organizzativo. Si tratta comunque di stime assolutamente approssimative, considerata la variabilità degli innumerevoli fattori capaci d'incidere sul costo finale.

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