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L'ormai noto art. 83 del D.L. 17 marzo 2020, n.18, convertito con modificazioni dalla Legge 24 aprile 2020, n.28, modificato nuovamente, tra l'altro, nella disciplina dei termini dall'art 3 lettera i D.L.30 aprile 2020, n.28, intervenuto a soli sei giorni di distanza, al comma 20 prevede testualmente "Dal 9 marzo 2020 all' 11 maggio 2020 sono altresì sospesi i termini per lo svolgimento di qualunque attività nei procedimenti di mediazione ai sensi del decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28, nei procedimenti di negoziazione assistita ai sensi del decreto-legge 12 settembre 2014, n. 132, convertito, con modificazioni, dalla legge 10 novembre 2014, n. 162, nonché in tutti i procedimenti di risoluzione stragiudiziale delle controversie regolati dalle disposizioni vigenti, quando i predetti procedimenti siano stati introdotti o risultino già pendenti a far data dal 9 marzo fino al 11 maggio 2020. Sono conseguentemente sospesi i termini di durata massima dei medesimi procedimenti. Successivamente il co.20-bis del medesimo decreto, nel tentativo di incoraggiare il ricorso alla mediazione da remoto prevede che "Nel periodo dal 9 marzo al 31 luglio 2020 [ termine modificato dal D.L.30 aprile 2020, n.28], gli incontri di mediazione in ogni caso possono svolgersi in via telematica con il preventivo consenso di tutte le parti coinvolte nel procedimento. Anche successivamente a tale periodo gli incontri potranno essere svolti, con il preventivo consenso di tutte le parti coinvolte nel procedimento, in via telematica, ai sensi dell'articolo 3, comma 4, del decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28, mediante sistemi di videoconferenza. In caso di procedura telematica l'avvocato, che sottoscrive con firma digitale, può dichiarare autografa la sottoscrizione del proprio cliente collegato da remoto ed apposta in calce al verbale ed all'accordo di conciliazione. Il verbale relativo al procedimento di mediazione svoltosi in modalità telematica è sottoscritto dal mediatore e dagli avvocati delle parti con firma digitale ai fini dell'esecutività dell'accordo prevista dall'articolo 12 del decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28.

In realtà, la possibilità di svolgere in via telematica gli incontri di mediazione sussisteva già prima dell'introduzione dell'art. 83 comma 20 bis del decreto sopra citato.

Infatti, il D. Lgs. 28/2010 che disciplina dettagliatamente il procedimento di mediazione (art. 3 co IV) già prevedeva "La mediazione puo' svolgersi secondo modalita' telematiche previste dal regolamento dell'organismo", così come l'art 16 co IV del medesimo decreto già statuiva che " Nel regolamento devono essere previste, fermo quanto stabilito dal presente decreto, le procedure telematiche eventualmente utilizzate dall'organismo, in modo da garantire la sicurezza delle comunicazioni e il rispetto della riservatezza dei dati", ed ancora il D.M. 180/2010 art. 11 co. IV, che disciplina il Regolamento degli Organismi di mediazione, prescrive che " Il regolamento non può prevedere che l'accesso alla mediazione si svolge esclusivamente attraverso modalita' telematiche".

Coordinando il testo introdotto dalla novella con la disciplina preesistente in materia di mediazione telematica, mai abrogata, ne deriva che:

- La modalità di svolgimento in via telematica dei procedimenti di mediazione è prevista in via eccezionale

- L'Organismo di mediazione rimane libero di adottare le procedure telematiche se le ritiene opportune

- L'Organismo non può prevedere che la mediazione si svolga esclusivamente in via telematica

- Occorre il consenso di tutte le parti affinchè il procedimento di mediazione possa svolgersi da remoto

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Prescindendo dall'analisi delle motivazioni per le quali la procedura telematica mal si attaglia all'espletamento dei tentativi di mediazione da remoto, testimoniato dall'esiguo numero di accordi raggiunti all'esito di procedure di mediazione svolte con tale modalità, laddove invece il successo del procedimento è strettamente correlato alla presenza fisica delle parti e dei loro avvocati innanzi al Mediatore, è opportuno esaminare le ragioni che rendono difficilmente praticabile lo svolgimento dei procedimenti di mediazione da remoto laddove il Decreto Legge prefato prevede espressamente che " In caso di procedura telematica l'avvocato, che sottoscrive con firma digitale, può dichiarare autografa la sottoscrizione del proprio cliente collegato da remoto ed apposta in calce al verbale ed all'accordo di conciliazione. Il verbale relativo al procedimento di mediazione svoltosi in modalità telematica è sottoscritto dal mediatore e dagli avvocati delle parti con firma digitale ai fini dell'esecutività dell'accordo prevista dall'articolo 12 del decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28".

Il legislatore, nel caso di procedimento di mediazione svolto da remoto, ha previsto che sia l'avvocato della parte a certificare l'autografia della sottoscrizione del proprio cliente apposta in calce al verbale ed all'eventuale accordo, derogando alla norma generale dettata dall'art 11 del D.Lgs 28/2010 che prevede espressamente che sia il Mediatore, all'esito del procedimento, ad accertare l'autografia della sottoscrizione delle parti apposta in calce al verbale previa verifica del documento di riconoscimento.

Il detto accertamento da parte dell'avvocato, a prescindere dalle responsabilità nelle quali eventualmente potrebbe incorrere anche sul piano disciplinare, risulta di difficile attuazione dal punto di vista operativo. Le parti, invero, oltre ad essere dotate di un pc con cuffie, telecamera e microfono ovvero di uno smartphone per la connessione da remoto, devono anche essere equipaggiate di stampante (per stampare il verbale ed apporvi la firma) e di scanner (per scansionare il verbale firmato in formato pdf ed inviarlo al proprio avvocato che vi appone la firma digitale per autentica).

Infatti, all'esito dell'incontro, il mediatore redigerà il verbale, lo invierà ad una delle parti in formato pdf, la quale lo dovrà stampare, apporvi la propria firma, scansionarlo in formato pdf, inviarlo al proprio avvocato che apporrà la firma digitale in formato PAdES (PDF advanced electronic signature). A questo punto l'avvocato lo invierà alla controparte, che nuovamente stamperà il verbale, vi apporrà la propria firma, lo invierà al proprio avvocato che apporrà la firma digitale in formato PAdES (PDF advanced electronic signature), inoltrandolo nuovamente al Mediatore che apporrà la propria firma digitale.

Soltanto, infatti, utilizzando il formato di firma PAdES, che può essere apposta sui soli files in formato pdf , si ha la garanzia che tutte le parti ed i loro avvocati abbiano sottoscritto il medesimo documento, in quanto soltanto tale formato permette di apporre in un punto preciso del documento il formato immagine della firma digitale del titolare.

Solo così procedendo si ha un documento univoco, da depositare eventualmente negli atti del giudizio nel caso di esito negativo del procedimento, ovvero per poter agire in via esecutiva nel caso di inadempimento delle obbligazioni in esso contenute.

Al fine di poter superare le oggettive difficoltà di procedere all'autentica della sottoscrizione del proprio assistito connesso da remoto con firma digitale e di ovviare anche alla necessaria dotazione di stampante e scanner da parte degli assistiti, si potrebbe pensare che la parte possa recarsi presso lo studio del proprio difensore per lo svolgimento della mediazione.

Tuttavia, la norma testè citata, prevede espressamente che l'avvocato, che sottoscrive con firma digitale, può dichiarare autografa la sottoscrizione del proprio cliente collegato da remoto ed apposta in calce al verbale ed all'accordo di conciliazione.

Detta norma è eccezionale laddove nelle mediazioni con presenza fisica delle parti è il mediatore a certificare l'autografia delle sottoscrizioni delle stesse apposte in calce al verbale di mediazione (art 11 D.Lgs. 28/2010). Si ritiene, pertanto, che l'avvocato non possa validamente certificare l'autografia del proprio cliente presente presso il proprio studio per lo svolgimento in via telematica del procedimento di mediazione . Infatti, dal punto di vista giuridico, il potere di autentica, rectius, di certificazione dell'autografia della sottoscrizione in calce al verbale di mediazione è riconosciuto soltanto laddove il proprio assistito sia collegato da remoto, in quanto detta norma, ponendosi come eccezionale rispetto alla facoltà riconosciuta al mediatore di certificare l'autografia delle sottoscrizioni delle parti, non è suscettibile di applicazione analogica, giusto il disposto dell'articolo ex art 14 delle disp. prel. c.c., oltre i casi in esso previsti e cioè quando il proprio assistito sia presente fisicamente presso il proprio studio e non collegato da remoto.

Considerazioni finali

Sulla base delle considerazioni che precedono, in considerazione delle difficoltà connesse allo svolgimento delle procedure di mediazione da remoto, anche alla luce del fatto che l'attività di mediazione non sia mai stata sospesa dai D.P.C.M. che di volta in volta il Governo ha emanato, così come dai provvedimenti legislativi intervenuti, la via più agevole sembrerebbe quella di continuare a svolgere i procedimenti di mediazione con la presenza fisica delle parti presso quegli Organismi che adottino protocolli e specifiche misure per prevenire la diffusione del virus quali sanificazione degli ambienti e degli impianti di condizionamento dell'aria, contingentamento delle persone ammesse ai locali presso i quali si svolgono i procedimenti, rispetto delle distanze di sicurezza, nonché accesso ai locali medesimi ai soli soggetti muniti di dispositivi di protezione individuale.

Gli Organismi di mediazione si trovano, infatti, di fronte ad un'importante sfida, dovendo adottare tutte quelle misure volte a garantire lo svolgimento in piena sicurezza dell'attività dei mediatori, avvocati e delle parti e poter offrire, pur non potendosi sostituire alla giurisdizione che ha ampiamente abdicato al suo ruolo, il presidio più prossimo per permettere alle parti di ottenere una rapida soddisfazione degli interessi coinvolti.

Paolo Pierdominici - Vice Presidente ASSIOM (Associazione Italiana Organismi di Mediazione)

avv.paolopierdominici@gmail.com

Tel. 06.93373895