Riteniamo utile spendere due parole circa la struttura dell'Ufficio del Personale perch� � da esso che prendono le mosse disposizioni e procedure atte a promuovere e realizzare le migliori condizioni di collaborazione da parte della generalit� delle �risorse umane�: con questo termine, ormai entrato nell'uso corrente, si indica la popolazione aziendale, largamente intesa, quel fattore cio� che, malgrado tutte le innovazioni tecnico-scientifiche susseguitesi nel tempo e soprattutto in questi ultimi decenni, rimane di gran lunga il pi� importante per determinare i successi di una compagine aziendale, cos� come le vicende di tutte le aggregazioni che rappresentano il naturale sbocco delle tendenze associative e di socializzazione che sono tipiche dell'uomo. E' certo, ed � stato provato in pi� occasioni, che un'impresa pu� disporre di tutte le tecnologie pi� avanzate e di tutti i pi� moderni ritrovati della meccanizzazione produttiva ma rimarr� sempre al palo dei risultati meno soddisfacenti se non disporr� del materiale umano meglio preparato e dei criteri di guida pi� razionali, coinvolgenti e ricchi di valori.
Il classico �Ufficio (o meglio �Settore�) del Personale�, dunque, si compone dei seguenti servizi, ciascuno guidato da un relativo responsabile:1) Amministrazione del personale
2) Ricerca e Selezione
3) Formazione
4) Sviluppo
5) Legale
6) Sindacale
7) Sicurezza sui luoghi di lavoro
- Il servizio �Amministrazione� gestisce la contabilit� del personale (paghe e contributi) e i rapporti con gli enti di assicurazione e pensionistici della Pubblica Amministrazione. I suoi adempimenti possono essere smaltiti tutti all'interno o tramite il rapporto esterno con un Consulente del Lavoro: in questo secondo caso il servizio avr� il compito, meno complesso, di stilare una semplice �prima nota� e di passarla al professionista. Gestisce anche i benefits e la materia delle trasferte, assolvendo mediante rimborsi �a pi� di lista� o � a forfait giornaliero� (da un punto di vista tributario, non � prevista tassazione nel primo caso, � prevista per il secondo) . Sono di sua competenza i rapporti con la �mensa aziendale� che normalmente � gestita da una societ� specializzata in catering o attraverso �buoni pasto� e convenzionamenti con locali di ristoro. - Anche il servizio �Ricerca e Selezione� pu� essere gestito all'interno oppure essere parzialmente o totalmente delegato all'esterno (la funzione della �ricerca� oggi si indica spesso con il noto nome di �recruiting� che riprende l'idea del �reclutamento�). E' compito di questo servizio il rifornimento delle risorse umane necessarie per lo svolgimento di tutte le funzioni aziendali, sia per il rimpiazzo collegato al normale turn-over sia per crescite occupazionali aziendali. Ci� avviene attraverso contatti con tutte le persone che possono risultare potenzialmente interessanti all'azienda, e attraverso successivi colloqui conoscitivi, a contenuto �psicologico-caratteriale� e �tecnico�. Abitualmente il primo colloquio risponde all'esigenza immediata di conoscere il candidato sotto il profilo prettamente �personale�, la sua adattabilit� all'inserimento in azienda, alla funzione ed all'ambiente di lavoro (l'esaminatore deve pertanto avere una approfondita conoscenza dell'azienda, delle sue prassi e della sua popolazione); come successivo passaggio, una certa rosa di candidati giudicati interessanti viene sottoposta all'attenzione di un �tecnico esperto� interno che sostiene conversazioni finalizzate a conoscerne, nello specifico, il livello di preparazione di studi e professionale; infine, in un terzo momento, una rosa ancor pi� ristretta (generalmente non pi� di tre persone) viene passata per la fase finale al responsabile del settore di accoglimento perch� possa esprimere il suo gradimento e la sua preferenza per un solo candidato. Tutti gli altri soggetti, conosciuti e, almeno per il momento, non scelti rappresenteranno una preziosa �riserva� per successive occasioni di �ricerca�. Sar� bene perci� che per ogni candidato esaminato venga annotato un giudizio finale il pi� dettagliato possibile. All'approvvigionamento di curricula si pu� dare attuazione attraverso vari canali: contatti diretti con soggetti conosciuti sulla piazza come aventi esperienza professionale interessante, rapporti con le universit� e le scuole per aggiornamenti di elenchi di laureati e diplomati nelle discipline di studio che abitualmente sono le pi� utili ai fabbisogni dell'azienda, raccolta dei curricula inviati spontaneamente (cartacei, consegnati a mano, per posta o fax, oppure spediti via e.mail) pubblicazioni di ricerca sulle pagine specializzate di giornali, inserzioni su internet. I curricula possono essere ordinati in apposito archivio per settore di riferimento (candidati amministrativi, tecnici nelle varie materie) ed a mezzo di pc per un rapido riscontro. Come gi� accennato, anche la funzione di �recruiting e selezione del personale� pu� essere demandata in toto o parzialmente all'esterno, a societ� specializzate; dette societ�, appropriatamente informate circa i contenuti personali nonch� le conoscenze e le caratteristiche richieste al soggetto da assumere, lo ricercano facendo ricorso ai propri archivi o con diversi altri mezzi. Si ricorda che il �Corriere della Sera� pubblica regolarmente ricerche di personale nella giornata di venerd� e �La Repubblica� sull'edizione del gioved�. Su internet i migliori canali utilizzati dall' �offerta� sono i siti www.infojobs.it, www.trovolavoro.it, www.miojob.it e www.subito.it. La societ� specializzata studia, per l'inserzione, i requisiti di formato e di contenuto pi� adatti alla circostanza. Il suo intervento pu� essere concordato ad uno dei seguenti due livelli: 1) studio e pubblicazione dell'inserzione di ricerca, raccolta delle candidature e passaggio di ogni successivo compito al servizio di selezione interno della societ� committente per la prosecuzione delle operazioni 2) attivazione di tutti i passaggi di ricerca e selezione. Generalmente l'intervento viene richiesto ad �Agenzie di Somministrazione� per la ricerca di personale giovane (senza o con limitata esperienza) ed operaio, a �Societ� di Ricerca e Selezione� in presenza dell'esigenza di reperire soggetti di esperienza (quadri, dirigenti, managers). I selezionatori delle societ� specializzate fanno ricorso, con una certa abitualit� ma non di regola, a test psicologici ed attitudinali. Al momento dell'ingresso in azienda del neo-assunto � buona norma che il servizio interno di �ricerca e selezione� si occupi anche di agevolarne in ogni modo l' �inserimento�, informandolo (anche con l'ausilio del servizio amministrativo) quanto agli obblighi e diritti aziendali, nonch� organizzando una presentazione ai personaggi, considerati �chiave�, con i quali il soggetto avr� poi contatti di lavoro abituali; � utile un breve periodo di prima formazione esterna ed interna al settore di accoglimento, studiata e svolta di concerto con il responsabile di questo. - Di Formazione e Sviluppo parleremo diffusamente in altra sede, essendo a queste funzioni che � demandata la parte preponderante dell'intervento del Settore del Personale sulla crescita delle persone. - La funzione del �Servizio Legale� trova applicazione nell'attenzione a tutte le novit� normative del lavoro che modificano i rapporti esterni ed interni all'azienda, siano esse di carattere legislativo o contrattuale, al fine di renderne possibile una elaborazione in termini adatti ad essere facilmente interpretati, per una successiva diffusione a tutti i soggetti aziendali interessati, comprese sedi staccate e societ� collegate. L'adempimento sar� reso possibile dal quotidiano aggiornamento, attraverso la lettura sistematica di giornali specializzati come �Il sole 24 ore� e dall'informazione ricevuta da parte delle Associazioni territoriali e di categoria competenti. Questo servizio cura altres� l'assistenza agli avvocati incaricati della difesa dell'azienda nel contenzioso civile del lavoro, realizzando la raccolta e preordinazione di tutto il materiale necessario al professionista ai fini dell'istruzione e della conduzione della causa; nonch� riguardo a tutti gli eventuali procedimenti penali in corso (segnatamente in materia di sicurezza sul lavoro). - Il servizio Sindacale rappresenta l'immediato interfaccia dei sindacati aziendali, provinciali e regionali nella gestione del confronto relativo alle relazioni industriali, voce con la quale si intende la regolamentazione di tutti i rapporti giuridici e di fatto intercorrenti tra il datore di lavoro e i dipendenti, in una parola, la vita ordinata nell'impresa. Nella quotidianit� dei suoi compiti il servizio potr� essere assistito dai funzionari dell'Associazione di categoria, segnatamente nelle vertenze per instaurazione di cassa integrazione ordinaria o straordinaria e in quelle per riduzione del personale, ove la presenza della Associazione di Confindustria � necessaria per accordi fra le parti ai livelli pi� alti di rappresentanza. Il servizio pu� essere accorpato a quello legale. - Il servizio per la Sicurezza sui luoghi di lavoro si occupa dell'adempimento nell'ambito aziendale della normativa vigente in materia di antinfortunistica e salute, specificatamente con attenzione alle leggi base risalenti agli anni '50 ed al D. Lgs. 626/94 e successive modificazioni; ai sensi di questa ultima norma ogni azienda deve nominare un responsabile interno alla sicurezza i cui interventi riguardino tanto i comportamenti del personale aziendale quanto la messa a punto logistica e sulle macchine degli accorgimenti atti ad assicurare il massimo della sicurezza possibile. E' compito del servizio la elaborazione obbligatoria del documento relativo alla analisi dei rischi e la promozione delle pratiche diagnostico-sanitarie di medicina del lavoro attraverso medici specialisti. Il responsabile ha rapporti con le autorit� pubbliche cui � demandato il controllo, vale a dire le ASL, gli ISPELS, la sezione �ex Ispettorato del Lavoro� della Direzione Provinciale del Lavoro ed anche con istituzioni d'ordine generale come i Carabinieri, la Polizia, la Guardia di Finanza. Per queste responsabilit� anche penali (sulla cui entit� e limiti c'� da lungo tempo un dibattito aperto) e per le approfondite conoscenze di ordine tecnico che gli sono richieste, al responsabile della sicurezza � generalmente riconosciuto un livello di inquadramento elevato. Da un punto di vista direzionale, in linea di massima e secondo una prassi piuttosto abituale, il Direttore del Personale e il Vice-Direttore si ripartiscono i compiti secondo questi criteri: il primo ha la supervisione sul settore Legale, Sindacale e della Sicurezza; il secondo su Amministrazione, Formazione e Selezione; ma si tratta di una suddivisione in nessun modo vincolante ed ogni azienda pu� organizzarsi avuto riguardo alle estrazioni professionali dei due dirigenti ed alle preferenze personali di essi.